# BlueSpice Reviews 2026. Verified Reviews, Pros & Cons | Capterra > Is BlueSpice the right Help Desk solution for you? Explore 27 verified user reviews from people in industries like yours to make a confident choice. Source: https://www.capterra.com/p/169097/BlueSpice-MediaWiki/reviews --- BlueSpice 4.3 (27) [View alternatives](https://www.capterra.com/p/169097/BlueSpice-MediaWiki/alternatives/) Provider data verified by our Software Research team, and reviews moderated by our Reviews Verification team. [Learn more](https://www.capterra.com/our-story/) * * * Last updated March 13th, 2026 # Reviews of BlueSpice Ease of use 4.3 Customer Service 4.7 ## Showing most helpful reviews Showing 1-25 of 27 Reviews Sort by: Most Helpful Rating Company Size Reviewer's Role Length of Use Frequency of Use RD Ryan D. Chief Operating Officer Entertainment Used the software for: 1-2 years ### "Bluespice 5.1 installed with Docker" June 19, 2025 5.0 Once the system is running it's easy to maintain and intuitive for users to add and access content. Rock solid once it's running. Pros Ability to assign ownership of pages to users; attractive UI; relatively intuitive management extensions Cons The installation process with Docker is far worse than the original file-based installation system; Dockerizing it makes it harder to have multiple wikis on one server, and the install is opaque and didn't work requiring me to manually create the wiki root db user in the database Switched from [MediaWiki](https://www.capterra.com/p/205896/MediaWiki/) Wanted to assign ownership of pages to users Review Source AZ Adalbert Z. Software Architect Information Technology and Services Used the software for: 2+ years ### "BlueSpice beste Alternative zu Cloud-Diensten" May 18, 2026 4.0 In Summe finde ich Bluespice gut und nutze es gerne. die Umsetzung von eigenen Formularen oder Funktionen ist soweit ok, wenn man weiß wie es geht :) Könnte aber an manchen Stellen einfacher sein, ist jedoch dem MediaWiki-Hintergrund geschuldet. Pros \* mittlerweile läuft es sehr stabil \* die Verfügbarkeit von Updates und Features ist gut \* vielseitige Möglichkeiten der Individualisierung \* HalloWelt versucht die Abhängigkeiten zu MediaWiki-Paketen zu ersetzen \* Support ist gut, die HW-Kollegen sind i.d.R. sehr kompetent und können umgehend Antworten und Lösungen zu Fragen und Problemen liefern. \* Auf Fehlermeldungen wird schnell reagiert und Lösungen stehen meistens auch recht schnell zur Verfügung. Bei schwerwiegenderen Problemen läuft es sehr gut, die Reaktionszeiten sind sehr gut. Cons \* manche Abhängigkeiten zu MediaWiki bringen Probleme mit sich, weil die Umsetzung in Bluespice zu Inkompatibilitäten führt (z.B. PageForms). Dieses Paket hat häufiger Fehler nach Updates, wobei es sich hierbei selten um echte Show-stopper handelt, i.d.R. funktioniert alles. Erfahrungsgemäß muss man es sich nach Updates genauer ansehen und testen, weil es hier bisher die meisten Fehler gab. \* teils immer noch etwas altbacken in der Bedienung, im Vergleich z.B. zu confluence oder Jira \* Alternatives considered [Jira](https://www.capterra.com/p/19319/JIRA/)[Confluence](https://www.capterra.com/p/136446/Confluence/) Reason for choosing BlueSpice onprem-Betrieb (selbst gehostet) und Anpassbarkeit Review Source MB Martin B. IT-Projektmanager Logistics and Supply Chain Used the software for: 2+ years ### "BlueSpice: Das Informationsmanagement mit KI" May 18, 2026 5.0 Wir setzen BlueSpice ein, um unsere Handbücher sowohl intern, wie auch extern zu veröffentlichen. Dafür ist BlueSpice hervorragend geeignet. Wir schauen uns gerade an, wie wir KI in BlueSpice nutzen können, um unseren Klienten die Informationen aus den Handbüchern noch mundgerechter servieren können. Pros Die Schnelligkeit mit der auf neue Technologien eingegangen wird, die halbstündigen Webinare und die Zuverlässigkeit des Supports. Cons Wie immer, der Preis ;-). Allerdings muss man sagen, dass sich das relativiert, wenn man sieht, was man alles an die Hand bekommt. Vieles, was sonst umständliche Programmierarbeit wäre entfällt. Alternatives considered [SmartProcess](https://www.capterra.com/p/119097/CWA-SmartProcess/) Reason for choosing BlueSpice BlueSpice ist für den gelegentlichen Anwender sehr einfach zu bedienen Review Source JO Jonathan O. Systemadministrator Health, Wellness and Fitness Used the software for: 6-12 months ### "Knowledge-Base im Klinikum" April 16, 2026 4.0 Insgesamt bin ich sehr zufrieden mit dem System, dem Support, den Möglichkeiten zur Erweiterung des Systems und der Integration in unsere Landschaft Pros Vernetztes Wissen, gute Möglichkeit zur strukturierten Ablage von Knowledge, große Flexibilität, gute Suche, KI-Chatbot Cons Der Editor ist etwas sperrig und nicht immer exakt wysiwyg, wodurch das Schreiben von Artikeln schon mal etwas umständlicher ist, als in einem Word-Dokument. Alternatives considered [orgavision](https://www.capterra.com/p/154680/orgavision/) Reason for choosing BlueSpice größere Flexibilität und mehr Anpassungsmöglichkeiten Review Source JS Jürgen S. IT Leiter Renewables & Environment Used the software for: 2+ years ### "Einfacher Einstig in Projekte mit mächtig Power im Hintergrund" January 10, 2025 4.0 Durch den einfachen Einstieg auch für mein Team konnten wir eine einfache, schnelle Übersicht über unserer Projekte erstellen. Projekte laufen nun um einiges runder. Im Vergleich muss bei anderen Tools viel mehr gemacht werden, um mit Projekten umzugehen. Viel ist einfach nicht Pflicht. Dennoch kann dann im zweiten Schritt granular gesteuert werden. Pros Einfacher, schneller Einstieg. Viele Funktionen vorhanden, die jedoch immer kann, nie Muss sind. Änderungswünsche von Usern werden ernst genommen und schnell umgesetzt Cons Leider ist nur ein Dashboard vorhanden. Das macht eine Übersicht, wenn man mehrere Positionen hat, recht schwer (Teammitglied, Projektleiter...) In Projekten kann der Vorschritt nicht manuell eingeben werden, sondern wird immer errechnet. Switched from [InLoox](https://www.capterra.com/p/123264/InLoox-PM/) Zu langsam. Zudem sind die Aufgabenstati nicht pro Projekt anpassbar Review Source DD Dietmar D. Leitung RnD Electrical/Electronic Manufacturing Used the software for: 2+ years ### "Gute Plattform für strukturierte Informationsablage" April 14, 2026 4.0 empfehlenswert, braucht aber Überzeugungsarbeit im Unternehmen. updates erfordern oft manuelle Prüfung aller features, immer wieder tauchen Sachen auf, die nach einem update nicht mehr oder anders funktionieren. Pros generell der Wikipedia-Ansatz. Volltextsuche, layout-Möglichkeiten, workflow-Möglichkeiten, Nachvollziehbarkeit Cons Handhabung von Tabellen: immer wieder geht layout von Tabellen verloren, schnell werden überbreite Tabellen erzeugt, die aber nicht dargestellt werden können Review Source NN Nikola N. CEO Events Services Used the software for: 2+ years ### "Business Wiki zum Wissensmanagement " April 15, 2026 5.0 BlueSpice bietet vielfältige Funktionen für agilen Wissensaustausch und Dokumentation und hat sich auch im Bereich Qualitätsmanagement bewährt. Pros Hervorragend ist die Datenschutzkonformität mit eigenem Hosting (On-Premise) oder auch Cloud-Hosting mit garantiertem Hosting/Provider in Deutschland. Cons Wir sehen es als Vorteil, dass der MediaWiki-Editor (wie bei Wikipedia) genutzt wird. Für User, die hiermit als aus redaktioneller Sicht erstmals in Berührung kommen, kann das evtl. zunächst ungewöhnlich sein. Review Source CJ Christian J. Produktmanager Construction Used the software for: 2+ years ### "Tolles Wiki, viele Funktionen und super Support" April 14, 2026 5.0 Sehr einfach zu bedienen Gut und durchdachtes System Updates mit vielen tollen Funktionen und Erweiterungen Pros Oberfläche verständlich und einfach zu benutzen Man kann gut zusammen arbeiten (Teamarbeit) Sehr übersichtlich Viele Funktionen Es macht das Arbeiten leichter Toller Support Cons Es kann am Anfang kompliziert sein Manche Funktionen sind schwer zu verstehen Man braucht manchmal Zeit zum Lernen Review Source ZZ Ziliang Z. Prokurist Mechanical or Industrial Engineering Used the software for: 2+ years ### "Gute Wissensplattform mit Potenzial bei KI-Integration" June 8, 2026 4.0 Meine allgemeine Erfahrung mit BlueSpice ist positiv, vor allem als Plattform für strukturiertes Wissensmanagement und interne Dokumentation. Pros BlueSpice eignet sich gut für den zentralen Wissens- und Informationsaustausch im Unternehmen. Inhalte können strukturiert abgelegt, kategorisiert und für verschiedene Mitarbeitergruppen zugänglich gemacht werden. Cons Die Integration von KI-Funktionen ist derzeit noch ausbaufähig. Gerade bei der automatischen Inhaltserstellung, semantischen Suche, Zusammenfassung und Pflege bestehender Seiten sehe ich noch großes Potenzial. Für moderne Wissensarbeit sollte BlueSpice stärker mit KI-gestützten Assistenten und Automatisierungen verbunden werden. Review Source FK Florian K. KIS Administrator Mental Health Care Used the software for: 1-2 years ### "Super standortübergreifende Dokumentation" May 19, 2026 4.0 Wir verwenden BlueSpice seit der Version 3. Eine Aktualisierung hat etliche sinnvolle Verbesserungen gebracht. Besonders die Berechtigungsvergabe hat viel vereinfacht. Sehr zu empfehlen für standortübergreifende Dokumentation/Organisation. Pros Super schnelle Erstellung von Anleitungen standortübergreifend möglich. Logische Gruppierung von Inhalten und Zuweisung an Teams sehr gut. Cons Einpflegen von Bildern teilweise etwas hakelig. Bilder-Defaults müssen immer wieder gesetzt werden. Tabellen etwas schwer zu füllen. Review Source VH Volker H. Head of Software and Devices Hospital & Health Care Used the software for: 2+ years ### "Super Wissensdatenbank im Business-Einsatz" March 6, 2025 4.0 Als Wissensdatenbank ist Bluespice super. Artikel können schnell und unkompliziert erstellt werden. Durch die Buchfunktion können sie virtuell gebunden werden, sodass es dem Leser einfach fällt, zusammenhängende Artikel am Stück zu lesen. Zudem ist die Entra-ID-Anbindung fehlerfrei und bietet eine Super-Mehrwert. Temporäre Probleme mit unserer Serverinstallation wurden zuerst per Workaround wirksam bekämpft. Eine Migration auf einen neuen Server hat diese dann aus der Welt geschaffen - sehr kompetente Umsetzung seitens Hallo Welt. Pros Bücherfunktion, stetige Weiterentwicklung, Entra-ID-Anbindung, Content droplets, Draw.io-Anbindung, unkomplizierter und relativ schneller Support, die Suche ist schnell und gut Cons WYSIWYG-Editor könnte verbessert werden - alle Funktionen des Texteditors sollten ebenfalls hinzugefügt werden (bspw. Sprachversionen). Auch ist die Ansicht des fertigen Artikels nicht immer 100 % so, wie im Editor angezeigt. Mitunter müssen unzählige Zeilenumbrüche hinzugefügt werden. Review Source PG Peter G. Teamleiter IT Logistics and Supply Chain Used the software for: 2+ years ### "Eine tolle Anwendung für Informationen im Geschäftsbetrieb" March 6, 2025 4.0 Wenn man es on premise installiert hat, habe ich den letzten Jahren immer wieder das Problem gehabt, das bei wesentlichen Updates etwas schief ging, obwohl wir Standard installiert haben. Ferner hängt die Online-Dokumentation hier immer etwas nach. Pros Für unsere Benutzer konnten wir eine sehr gute Plattform für Informationen rund um unser ERP-System, ISO-Management und auch allgemeine Information rund um unser Geschäft schaffen. Als technischer Administrator und Wiki-Fan, finde ich das das System unter Linux sehr schlank und ohne größere technische Probleme unauffällig läuft. Cons Die Support-Plattform finde ich unübersichtlich und für jemanden, der diese nur manchmal nutzt, nicht sehr intuitiv. Was mir als Admin fehlt, sind Informationen per Email über neueste Releaseupdates. Review Source CS Claus S. CEO Computer & Network Security Used the software for: 2+ years ### "weiter so, freue mich auf 5.x" March 6, 2025 4.0 Bluespice entwickelt sich immer mehr zu aktiven Drehscheibe. Reines Wissensmanagement und Compliance war mal. Man kann das Bluespice jetzt auch wertschöpfend verwenden. Pros die Entwicklung der letzten 10 Jahre. BPMN, DrawIO, Semantik Cons der PDF Output läßt keine dynamischen Semantik Tabellen zu Alternatives considered [Confluence](https://www.capterra.com/p/136446/Confluence/) Reason for choosing BlueSpice deutsches Produkt , Ansprechpartner Admins Review Source OH Oliver H. Leiter IT-Anwendungsentwicklung Mechanical or Industrial Engineering Used the software for: 1-2 years ### "Es gibt viel zu tun, fangen wir an." November 14, 2024 4.0 Wir haben die Farm-Version nun implementiert. Aktuell nutzen wir nur einzelne Seiten. Werden aber jetzt nach und nach die Strukturierung einführen. Ich bin sehr gespannt. Pros Sowohl als Wiki, wie auch als Intranet verwendbar. Cons Um es voll nutzbar zu machen muss man sehr viel über den MediaWiki Semantic wissen. Dies ist nicht besonders intuitiv, sondern man wird diese über Erfahrungen lernen müssen. Alternatives considered [Confluence](https://www.capterra.com/p/136446/Confluence/) Reason for choosing BlueSpice Cnfluence hatten wir bei einem vorherigen Arbeitgeber. Es ist von der Bedienung von der Oberfläche Benutzerfreundlicher. Aber auf der anderen Seite muss das System zuerst ewig konfigurieren. Und die Kosten spielen eine Rolle. Review Source Response from Hallo Welt! November 27, 2024 Vielen Dank für das ehrliche Feedback! Es freut uns zu hören, dass Sie soweit zufrieden mit BlueSpice sind. Kennen Sie schon unsere Lunchtime Talks? https://bluespice.com/de/services/selbst-lernen/webinare/ Hier geben wir in 30 Minuten Einblicke zur Bedienung und verschiedenen Funktionen. Evtl. hilft Ihnen oder Mitarbeitenden das, um tiefer in Themen wie Semantic einzutauchen. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Software zu verbessern und nehmen die Anregungen ernst. Wenden Sie sich gerne weiterhin an den Support, wenn Sie Unterstützung benötigen. Alles Gute und viele Grüße vom BlueSpice Team! HM Hilmar M. Qualitätsmanager Information Technology and Services Used the software for: 2+ years ### "Gutes Produkt mit Schwächen" January 10, 2025 4.0 Pros Gute neue Features werden in den Versionen eingebaut. Funktionsumfang und Workflow im Vergleich mit Confluence viel besser. Cons Viele Bugs. Funktionen, die funktioniert haben, sind oft nach Updates fehlerhaft. Qualitätssicherung und Dokumentation verbesserungswürdig. Switched from [Confluence](https://www.capterra.com/p/136446/Confluence/) Die Bereitstellung in der Cloud war nicht gewünscht. Review Source MG Marvin G. Geschäftsführer Media Production Used the software for: 2+ years ### "Wissensmanagement mit komplexem Rechtemanagement" March 6, 2025 5.0 Wir nutzen BlueSpice seit ca. 10 Jahren für unser Wissensmanagement. Support und Technische Entwicklung für Individualisierungen ist sehr kompetent und jederzeit ansprechbar Pros Reicher Funktionsumfang, einfache Einrichtung, komplexes Rollenmodell, Exportfunktion/"Bücher" aus Artikelsammlungen zusammenführen. Änderungswünsche werden angenommen und umgesetzt. Cons Verbesserungspotenzial gibt es immer. BlueSpice ist sehr hinterher, Funktionen herzustellen, ohne "Featuritis" nachzugeben. Review Source UN Uwe N. IT Administrator Facilities Services Used the software for: 1-2 years ### "Stabil und eine zielführende Anwendung" March 6, 2025 5.0 Für unsere Zwecke ideal. Wir haben Zentrale Informationen für alle immer und überall über den Browser zugänglich. Pros Zentrale Verwaltung für alle Kollegen. Die Blog Beiträge sind bei uns ein beliebtes Mittel ... Cons Es könnte schneller sein :-) ... liegt aber auch an der Infrastruktur von uns :-( Review Source MB Martin B. IT-Projektmanager Logistics and Supply Chain Used the software for: 2+ years ### "BlueSPice ist hot" December 13, 2024 5.0 Wir nutzen es als SaaS, funktioniert perfekt Pros Der technische Support ist sehr gut , sehr motiviert und äußerst kompetent Cons Nichts, es ist alles sehr gut ausgedacht und implementiert Switched from [SmartProcess](https://www.capterra.com/p/119097/CWA-SmartProcess/) Wiki-Umgebung war einfacher und bietet mehr Freiheit in der Gestaltung und Anpassung Review Source Response from Hallo Welt! January 9, 2025 Vielen herzlichen Danke für die tolle Bewertung! Wir freuen uns sehr, dass Sie so zufrieden mit unserem Support und BlueSpice sind! Alles Gute und liebe Grüße vom BlueSpice Team! CG Christian G. MAB Mechanical or Industrial Engineering Used the software for: 2+ years ### "MAB-Bewertung" March 24, 2025 4.0 Mit Blue Spice zusammen ist ein wirklicher Mehrwert in der Firma, speziell für QM Pros Das man wikipedia als Basis verwenden kann. Cons Es läuft nicht auf Windows, sondern auf Linux Review Source DB Dennis B. IT-Admin Computer Hardware Used the software for: 1-2 years ### "Updates verändern das System zu sehr" December 13, 2024 3.0 Viele Updates und Änderungen, aber ansonsten gutes Dokumentationssystem Pros Die Dokumentation über das System kann sehr einfach durchgeführt werden Cons Die Änderungen nach den Updates, oft treten danach Fehler auf Review Source Response from Hallo Welt! January 9, 2025 Vielen Danke für Ihr ehrliches Feedback! Es freut uns sehr, dass Sie mit unserer Dokumentation und allgemeinen Bedienbarkeit zufrieden sind. Wir arbeiten hinsichtlich des Updateprozesses weiterhin an der Umsetzung von UNIT-Tests und andere Verfahren, um die beschriebenen Effekte noch stärker zu vermeiden. Alles Gute und viele Grüße vom BlueSpice Team! MG Margareta G. Verwaltungsangestellte Public Policy Used the software for: 2+ years ### "Frohe Weihnachten" December 13, 2024 4.0 Ich arbeite gerne damit, ich nutze auch einige Features es ist übersichtlich Pros Bearbeiten ist einfach und selbsterklärend Cons manchmal gibt es Anzeigeprobleme, Änderungen werden manchmal erst nach Tagen angezeigt Bearbeitung von Büchern (Inhaltsverzeichnis) ist noch verbesserungswürdig Review Source MD Marvin D. IT Coordinator Machinery Used the software for: 6-12 months ### "Bewertung von BlueSpice Farm Version 2024" October 31, 2024 4.0 Der technische Support hilft bei allen Fragen und gibt hilfreiche Tipps, sowie die Problembehebung erfolgt schnell. Die User die das Wiki benutzen kommen schnell zu wichtigen Artikeln die sie bei der Arbeit benötigen. Pros Die Verknüpfung einzelner Artikel miteinander. Ebenfalls die Vielfalt und Möglichkeiten mit Kategorien und Namensräumen. Die Verknüpfung zu unserem Prozessportal ist ebenfalls vom Vorteil, dabei können Mitarbeiter direkt in den zugehörigen Prozess springen. Cons Die Oberfläche wirkt teilweise noch etwas veraltet und kann nur durch HTML-Code ansprechender gestaltet werden. Review Source Response from Hallo Welt! November 27, 2024 Vielen Dank für das tolle Feedback! Es freut uns zu hören, dass die Artikelverknüpfung sowie Kategorien & Namensräume Ihnen besonders positiv auffallen. Danke auch für den Hinweis bzgl. der Benutzeroberfläche. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Software zu verbessern und nehmen die Anregungen ernst. Wenden Sie sich gerne weiterhin an den Support, wenn Sie Unterstützung benötigen. Alles Gute und viele Grüße vom BlueSpice Team! JV Jürgen V. Teamlead Infrastruktur Food Production Used the software for: 6-12 months ### "Eine Top Ablösung für unser OnPrem Mediawiki" November 12, 2024 4.0 Gut, ab und zu humpelt es mal kurz, aber wirklich nur kurz. Pros Es ist eine Komplettlösung incl Hosting. Cons Man muss die Releasenotes bei Updates sehr genau durchlesen und selbst dann sind einem die Auswirkungen auf den Wiki Betrieb nicht immer klar. Switched from [MediaWiki](https://www.capterra.com/p/205896/MediaWiki/) Der Supportaufwand beim Mediawiki war zu hoch Review Source Response from Hallo Welt! November 28, 2024 Vielen Dank für Ihre positive Bewertung und das Vertrauen in unsere Software! Es freut uns sehr, dass Sie zufrieden sind. Den Punkt zu den Release Notes habe ich an den Support weitergegeben. Sollten Sie in Zukunft Fragen oder Anregungen haben, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Viel Spaß weiterhin mit BlueSpice. Beste Grüße Ihr Team von BlueSpice HM Herta M. Wiki-PM Non-Profit Organization Management Used the software for: 2+ years ### "Einfache Wiki-Nutzung" September 1, 2023 5.0 Unsere Wissensplattform wächst kontinuierlich mit. Auch ungeübte Nutzer:innen können Wiki-Seiten einfach erstellen oder bearbeiten. Das ist für die Akzeptanz enorm wichtig, daher ist das Produkt beliebt und wird gerne genutzt. Pros Das Wiki bietet eine moderne, adaptive Benutzeroberfläche. Die visuelle Bearbeitungsfunktion ist sehr gut gelungen. Ausgereifte Suchfunktion und viele nützliche Tools (Handbuch, Werkzeugkasten, uvm.) Cons Es gibt im Alltag immer Veränderungen und auch ein technisches Umfeld verändert sich stets. Das Hallo Welt-Team ist ein guter Partner, der auf Kundenwünsche eingeht und an Lösungen arbeitet. Ein Problem ist somit nicht lange ein wirkliches Problem. Review Source BG Barbara G. Entwicklungsingenieur Electrical/Electronic Manufacturing Used the software for: 2+ years ### "Bewertung C4L" May 10, 2023 4.0 Pros einfache und schnelle Erstellung von Seiten um Wissen festzuhalten Cons Das Benachrichtigungssystem, teils unübersichtlich. 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