# Q.wiki Software Pricing, Alternatives & More 2026 | Capterra

> With the help of Capterra, learn about Q.wiki Software - reviews, pricing plans, popular comparisons to other Knowledge Management products and more.

Source: https://www.capterra.com/p/198622/Q-wiki

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 Q.wiki Software Review 2026: Features, Integrations, Pros & Cons

Last updated on March 13, 2026

Provider data verified by our Software Research team, and reviews moderated by our Reviews Verification team.

[Description](#description)[Use cases](#use-cases)[Alternatives](#alternatives)[Features](#features)[Pricing](#pricing)[Support](#support)[Reviews](#reviews)

Q.wiki

## What is Q.wiki?

Knowledge management platform that allows businesses to manage workflows, delegate and track work orders, schedule tasks, and more.

## What is Q.wiki used for?

[Quality Management](https://www.capterra.com/quality-management-software/)[Knowledge Management](https://www.capterra.com/knowledge-management-software/)[Audit](https://www.capterra.com/audit-software/)

Overall rating

Based on 15 user reviews

Reviews sentiment

Positive

\-

Neutral

\-

Negative

\-

Starting price

€5.5

Per User, Per Month

Free trial  
available

Capterra Shortlist charts the highest-rated and most popular products...

Our "Best of" badge program showcases products with the highest ratings...

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Do you work for Q.wiki?[Manage this product listing](https://digitalmarkets.gartner.com/get-listed/claim-bx?url=https://www.modell-aachen.de&name=Q.wiki)

## Compare with a popular alternative

Capterra selects software alternatives based on relevant features, verified user reviews and user interactions. Placement may be influenced by client status.

### Q.wiki

4.9 (15)

VS.

[4.5 (526)](https://www.capterra.com/p/148577/MasterControl/reviews/)

Starting Price

€5.5

Per User, Per Month

Starting Price

$25000

Other, Per Year

Free Trial

Free Version

Pricing Options

Free Trial

Free Version

Ease Of Use

4.8 (15)

Ease Of Use

4.1 (525)

Value For Money

4.6 (12)

Value For Money

4.2 (427)

Customer Service

5.0 (12)

Customer Service

4.5 (490)

## Q.wiki alternatives

[4.6 (128)](https://www.capterra.com/p/134050/Quality-Management-Software/reviews/)

Starting price

Contact vendor for pricing

Pricing Options

Free Trial

Free Version

User Rating

92%

of reviewers

rated it above 4 stars

[4.4 (74)](https://www.capterra.com/p/192574/Dot-Compliance/reviews/)

Starting price

Contact vendor for pricing

Pricing Options

Free Trial

Free Version

User Rating

92%

of reviewers

rated it above 4 stars

Highest Rated

[4.8 (144)](https://www.capterra.com/p/191777/GoAudits/reviews/)

Starting price

$12.00

Per User, Per Month

Pricing Options

Free Trial

Free Version

User Rating

97%

of reviewers

rated it above 4 stars

[4.3 (54)](https://www.capterra.com/p/147317/PropelPLM/reviews/)

Starting price

$73.00

Per User, Per Month

Pricing Options

Free Trial

Free Version

User Rating

87%

of reviewers

rated it above 4 stars

[View all alternatives](https://www.capterra.com/p/198622/Q-wiki/alternatives/)

## Features

Features with the highest number of reviews are displayed first. Those that have no reviews appear next, sorted alphabetically.

Workflow Management

4.6 (11)

54.55% of 11 reviewers that rated this feature as important or highly important

Create, design and manage workflows for repetitive tasks

Document Management

4.7 (10)

70.00% of 10 reviewers that rated this feature as important or highly important

Store, manage, and track all electronic documents in a centralized location

Alerts/Notifications

4.2 (9)

66.67% of 9 reviewers that rated this feature as important or highly important

Alerts or notifications of various types such as pop-up messages, sounds, banners, or badges

Access Controls/Permissions

4.5 (6)

50.00% of 6 reviewers that rated this feature as important or highly important

Define levels of authorization for access to specific files or systems

Reporting & Statistics

4.5 (4)

75.00% of 4 reviewers that rated this feature as important or highly important

Collection, analysis, and representation of numerical data and generation of reports to understand various patterns

Text Editing

4.7 (3)

66.67% of 3 reviewers that rated this feature as important or highly important

Edit text as needed

Q.wiki 27 features

Define levels of authorization for access to specific files or systems

Dashboard to view the status of ongoing processes, identify current incidents and track past activities

Alerts or notifications of various types such as pop-up messages, sounds, banners, or badges

Plan, schedule, and execute organization's accounts and assets to ensure compliance with policies and laws

Create a targeted plan, schedule resources, and determine long-term goals for the audit process

Create and manage digital catalog of products/services with their details, specifications, and price

Provides a channel for team members to share media files, communicate, and work together

Leave comments and notes on documents for others to view

Track and manage adherence to policies for any service, product, process, or supplier

Add customized logos and colors to align with company branding

Customize data fields to support various needs and use cases

Pre-designed layouts that can be customized to match preferences and requirements

Import and export data to and from software applications

Tools that provide relevant information at specific times to support judgments and courses of action

Online forums/groups where users can ask questions, share ideas, best practices, etc.

Management and control of the creation, approval, and distribution of documents and processes to ensure they meet industry regulations

Store, manage, and track all electronic documents in a centralized location

Assemble applications and processes by dragging over and arranging pre-built components

Search for specific words or phrases within a document or database

Manage a repository of information that includes articles, FAQs, or tutorials used for self-service support

Manage and support multiple languages

Collection, analysis, and representation of numerical data and generation of reports to understand various patterns

Allow users to access multiple services after entering their login credentials once

Attach digital tags to documents and assets for identification, search, or monitoring purposes

Edit text as needed

Set up connections to third-party platforms to improve business processes

Create, design and manage workflows for repetitive tasks

Get Advice

We can help you find the software with the features you need.

Features

4.4 (15)

4.4

Based on 15 reviews

## Pricing

Value for money

4.6 (12)

Free Trial

Basic

€5.50

Per User,Per Month

Value for money

4.6 (12)

4.6

Based on 12 reviews

Connect with a Capterra advisor for a free 15-minute consultation

Get a personalized software list aligned to your business needs with guidance from our expert advisors. Our team has helped 1 million+ businesses like yours find options that fit their needs.

## Support, customer service and training options

Customer Service

5.0 (12)

Support

-   Email/Help Desk
-   FAQs/Forum
-   Knowledge Base
-   Phone Support
-   24/7 (Live rep)
-   Chat

Training

-   In Person
-   Live Online
-   Webinars
-   Documentation
-   Videos

Deployment

-   Web
-   Android
-   iPhone/iPad

Typical users

-   Freelancers
-   Small businesses
-   Mid size businesses
-   Enterprises

Customer Service

5.0 (12)

5.0

Based on 12 reviews

## User reviews

Overall rating

4.9

Based on 15 reviews

Filter by rating

5(13)

4(2)

3(0)

2(0)

1(0)

Mentioned topic

Sorted by most recent

MB

Matthias B.

Leiter Qualität

Plastics

### "Top interaktives Managment-System"

5.0

Overall Rating

5.0

5.0

Ease of Use

5.0

5.0

Features

5.0

5.0

Customer Service

5.0

5.0

Likelihood to Recommend

10/10

April 24, 2025

wunderbar verknüpftes und interaktives Management-System, ohne welches die tägliche Arbeit im QM-Bereich nicht mehr vorstellbar ist

Pros

übersichtliche Struktur, einfache und intuitive Bedienung, schnell zu lernen für neue Nutzer, tolle Verknüpfung von Inhalten und Themen

Cons

dass wir den Q.Wikinger noch nicht im Einsatz haben. Bald erfolgt aber der Umstige auf die Cloud-Lösung, dann können wir auch davon profitieren

Review source

Incentivized review: software users are invited to submit an honest review and offered a nominal incentive for their time and effort. All incentivized reviews are subject to our verification process prior to publication.

MG

Melanie G.

Qualitätsmanager

Law Practice

### "Absolut empfehlenswertes Prozessprogramm: einfaches Handling und absolut intuitiv anzuwenden"

5.0

Overall Rating

5.0

5.0

Ease of Use

5.0

5.0

Features

4.0

4.0

Customer Service

5.0

5.0

Likelihood to Recommend

10/10

January 13, 2025

Pros

Tolles Team, sehr nutzerfreundliches Handling und absolut intuitiv zu bedienen

Cons

Das ist schon klagen auf hohem Niveau: Wünsche würde ich mir mehr Formatierungsmöglichkeiten z.B. bei E-Mail-Vorlagen

Review source

Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication.

AK

Achim K.

Qualitätsmanager

Chemicals

### "Mit Q.wiki einfach Prozesse beschreiben und aktualisieren"

5.0

Overall Rating

5.0

5.0

Ease of Use

5.0

5.0

Features

4.0

4.0

Customer Service

5.0

5.0

Likelihood to Recommend

9/10

November 25, 2024

Wir haben ein Tool zur Dokumentation gesucht, dass von allen Mitarbeitern benutzt wird und nicht nur vom QM. Hierfür ist Q.wiki bestens geeignet. Die Menschen die Prozesse und Tätigkeiten ausführen können diese sehr leicht selber beschreiben und aktualisieren.

Pros

Relativ intuitiv zu bedienendes Tool für die Prozessdokumentation. Niedrige Einstiegsschwelle. Änderungen in Prozessen und anderen Beschreibungen werden hier sehr schnell umgesetzt. Der Support bei Fragen und Problemen ist sehr schnell und Kundenorientiert.

Cons

Die eigenen Konfigurationsmöglichkeiten sind begrenzt. Das trägt aber auch zur Intuitiven Anwendung bei.

Switched from

[Process360 Live](https://www.capterra.com/p/178607/iGrafx/)

Wechsel vom Spezialistensystem zu einem intuitiv von den meisten Mitarbeitern bedienbaren System.

Alternatives considered

[ConSense IMS Enterprise](https://www.capterra.com/p/192842/ConSense-IMS-ENTERPRISE/)

[orgavision](https://www.capterra.com/p/154680/orgavision/)

Reasons for choosing Q.wiki

Q.wiki war am intuitivsten zu bedienen und hat unsere Anforderungen am Besten erfüllt.

Review source

Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication.

SB

Sebastian B.

QMB

Education Management

### "Sehr gute Verlinkungen der Prozesse zu Personen, Rollen und Normen"

4.0

Overall Rating

4.0

4.0

Ease of Use

4.0

4.0

Features

4.0

4.0

Customer Service

5.0

5.0

Likelihood to Recommend

8/10

November 22, 2024

Das Team von Modell Aachen ist super. Man bekommt immer sehr schnell einen Ansprechpartner, der Lösungen zeigt oder sie im Hintergrund schnell umsetzt.

Pros

Die primäre Darstellung über eine zentrale Tabelle mit Verlinkungen zu anderen Prozessen, Arbeitsanweisungen und Informationen finde ich schon sehr nützlich und übersichtlich. Dazu kommen die verlinkbaren Rollen und die Normzuordnungen in den Metadaten, die dann zentral aufgerufen und z.B. im Audit präsentiert werden können. Werden diese Metadaten gut gepflegt, so findet man schnell die richtigen Dokumente und Prozesse und löscht nicht versehentlich interne Umsetzungen externer Vorgaben.

Cons

Das BPMN finde ich nicht praktisch. Wir arbeiten in Prozessworkshops noch analog mit vertikalen Swimlanes und Symbolen der (vermutlich) ISO 66001 am Flipchart. Die Umgewöhnung gefällt mir nicht. Neben der ISO 9001 müssen wir unterschiedliche weitere Normen umsetzen. Dies ist in Q.Wiki teilweise etwas umständlich abbildbar (z.B. Gefährdungsbeurteilungen). Es bedarfs also Kompromisse oder zusätzlicher Expertensoftware. Es fehlt eine schnelle Importfunktion für Normkapitel.

Review source

Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication.

Response from Vendor

December 5, 2024

Hallo Sebastian, vielen Dank für dein Feedback! Es freut uns sehr, dass Q.wiki euch in der Prozesskommunikation hilft und Normzuordnungen eine wertvolle Unterstützung in der Zertifizierung darstellt! Auch das kritische Feedback ist absolut nachvollziehbar. Wir wollen an unserem Normzuordnungs-Modul in 2025 weiterarbeiten und Funktionen verbessern. Bzgl. BPMN stehen wir vor der Herausforderung unterschiedlichste Kundenwünsche zusammen zu führen. Aktuell glauben wir daran, dass uns die Orientierung am Industriestandard BPMN 2.0 hilft, weil das einen gemeinsamen Nenner generiert, aber wir werden das weiter sensibel beobachten.

MF

Mareike F.

Personalleitung

Real Estate

### "Q.wiki - sehr zu empfehlen!"

5.0

Overall Rating

5.0

5.0

Ease of Use

5.0

5.0

Features

5.0

5.0

Customer Service

5.0

5.0

Likelihood to Recommend

10/10

November 5, 2024

Pros

Die prozessorientierte Dokumentation in Q.wiki ermöglicht eine zentrale und transparente Dokumentation aller Unternehmensprozesse, die den Zugang zu wichtigen Informationen erleichtert und Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar regelt. Des Weiteren ist Q.wiki in Bezug auf das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen eine klasse Möglichkeit, um Einarbeitungszeiten effektiver, effizienter und zeitsparender zu gestalten. Außerdem fördert Q.wiki die aktive Einbindung aller Mitarbeitenden in die Gestaltung und Verbesserung von Prozessen.

Cons

Vielen Kolleginnen und Kollegen fällt es schwer in Prozessen zu denken. Die Herausforderung ist, dass das abteilungsspezifische Denken abgelegt wird.

Review source

Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication.

DS

Daniel S.

Qualitätsmanager

Chemicals

### "Q.wiki ermöglicht ein gutes und einfaches Prozessmanagement"

5.0

Overall Rating

5.0

5.0

Ease of Use

5.0

5.0

Features

5.0

5.0

Customer Service

5.0

5.0

Likelihood to Recommend

10/10

October 31, 2024

Man bekommt von Anfang an das Gefühl, dass Q.wiki sehr einfach zu bedienen ist. Nach wenigen Stunden fühlt man sich schon sehr sicher im Umgang mit Q.wiki. Bei Fragen steht ein sehr guter Support zur Verfügung, der binnen Minuten sehr hilfreiche Antworten liefert.

Pros

Sehr einfach zu bedienen. Sehr guter und sympathischer Support von \[sensibler Inhalt ausgeblendet\]. Sehr gute Ideen in der Pipeline für Produktverbesserungen. Sehr interessante Videos von dem Chef \[sensibler Inhalt ausgeblendet\] in Youtube verfügbar.

Cons

Die Vererbungslehre von Prozessen (von globalen Prozessen hin zu lokaler Ebene) erschließt sich nicht intuitiv.

Switched from

[PRO.FILE](https://www.capterra.com/p/144318/PRO-FILE/)

Der Wunsch nach mehr Akzeptanz des QMS seitens der Mitarbeiter. Und dadurch eine intensivere Nutzung der Vorteile eines Prozessmanagement-Systems.

Review source

Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication.

DL

Dirk L.

Leiter QM

Machinery

### "Sehr zufrieden"

5.0

Overall Rating

5.0

5.0

Ease of Use

5.0

5.0

Features

5.0

5.0

Customer Service

5.0

5.0

Likelihood to Recommend

10/10

October 28, 2024

flexibel und auf individuelle Gegebenheiten anpassbar

Pros

Die Flexibilität des Produkts und der zugehörigen Apps, toller Produktsupport sowohl bei der Produktschulung als auch bei nachträglichen Fragen

Cons

Noch nicht vorhandene Features wie zum Beispiel die Bewertung von Auditfrageergebnissen fehlt in der Audit-App

Switched from

[SAP Signavio](https://www.capterra.com/p/137139/Signavio/)

War für die anderen Nutzer nicht verständlich

Alternatives considered

[CAQ.Net](https://www.capterra.com/p/127367/CAQ-Compact-Net/)

Reasons for choosing Q.wiki

die gute und intensive Beratung vor dem Kauf

Review source

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Response from Vendor

November 14, 2024

Hallo Dirk, danke für deine positive Bewertung inkl. Verbesserungsvorschlag zum Audit-Modul! Auch wenn wir kurzfristig andere Neuentwicklungen anstreben, wie z.B. eine drastisch bessere, KI-gestützte Suche, haben wir nichtsdestotrotz die Erweiterung des Audit-Moduls für 2025 bereits auf dem Plan!

CD

Christine D.

Zentrale Managementbeauftragte

Automotive

### "Tolles System auch für Konzernstrukturen"

5.0

Overall Rating

5.0

5.0

Ease of Use

5.0

5.0

Features

5.0

5.0

Customer Service

5.0

5.0

Likelihood to Recommend

10/10

October 27, 2024

Sehr guter Service, tolle Unterstützung und sehr kurze Reaktionszeiten auf Fehlermeldungen. Sehr kompetente und freundliche Unterstützung bei kundenspezifischen Anpassungen des Systems.

Pros

Sehr einfach und intuitiv bedienbare, cloudbasierte Software, die alle Qualitäts-Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme erfüllt. Ermöglicht und unterstützt die Arbeit auch für Konzernstrukturen mit vielen Standorten.

Cons

Die Dokumente können nicht als editierbare Office-Dateien aus dem System geladen werden. Die maximalen Zeiträume für die Aktualitätsprüfung könnten von jetzt 2 Jahren auf 3 Jahre (= ein Zertifizierungszyklus) verlängert werden - das würde Ressourcen sparen. Bei Dateianhängen wäre es hilfreich, wenn die QWIKI-Freigabevermerke auf den angehängten Dokumenten automatisch als Kopf- und Fußzeile übernommen würden.

Review source

Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication.

FK

florian k.

Projektingenieur

Chemicals

### "Grassroot Management "

5.0

Overall Rating

5.0

5.0

Ease of Use

5.0

5.0

Features

5.0

5.0

Customer Service

0.0

0.0

Likelihood to Recommend

3/10

October 23, 2024

Bei qwiki arbeitet man zusammen an den Prozessen, wodurch Prozesse in der Praxis viel mehr akzeptiert und befolgt werden

Pros

Interaktivität/Mitarbeit für alle Beteiligten

Cons

Durch Interaktivität bedingt etwas unstrukturiert

Review source

Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication.

LK

Lea K.

Group Leader

Research

### "Intuitives Prozessverständnis"

5.0

Overall Rating

5.0

5.0

Ease of Use

5.0

5.0

Features

5.0

5.0

Customer Service

0.0

0.0

Likelihood to Recommend

3/10

October 23, 2024

Pros

Es ist jetzt so viel einfacher unser internen Prozesse zu kommunizieren. Für Prozessmodelle hat sich niemand so richtig begeistern können, aber das hat sich mittlerweile echt gewandelt. Die Möglichkeit, Prozesse kollaborativ im Team zu dokumentieren und kontinuierlich zu verbessern, hat unsere internen Abläufe spürbar optimiert. Ich kann die Software und die Zusammenarbeit mit Modell Aachen ohne Bedenken jedem empfehlen, der nach einer zuverlässigen Lösung für Prozessmanagement und Wissensmanagement sucht.

Cons

Durch den einfachen intuitiven Aufbau des Systems bin ich mir noch nicht sicher alle Funktionen zu kennen.

Review source

Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication.

[View all Reviews](https://www.capterra.com/p/198622/Q-wiki/reviews/)

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