--- title: "Q.wiki Software Pricing, Alternatives & More 2026 | Capterra" description: "With the help of Capterra, learn about Q.wiki Software - reviews, pricing plans, popular comparisons to other Knowledge Base products and more." source_url: "https://www.capterra.com/p/198622/Q-wiki/" page_type: "product" language: "en" --- # Q.wiki Software Review 2026: Features, Integrations, Pros & Cons Last updated on September 24, 2026 Provider data verified by our Software Research team, and reviews moderated by our Reviews Verification team. [Description](#description)[Use cases](#use-cases)[Alternatives](#alternatives)[FAQs](#faqs)[Features](#features)[Pricing](#pricing)[Support](#support)[Reviews](#reviews) Q.wiki ## What is Q.wiki? Q.wiki by Ariadne is the interactive management system that lets organizations structure, maintain, and bring their processes, documents, and knowledge to life in one place. With Q.wiki, you build a standards-compliant management system aligned with ISO 9001, ISO 14001, or other common standards. Process management, document control, and knowledge management work hand in hand: users can view processes, actively help shape them, and continuously improve them together. As the market leader for interactive management systems in the DACH Mittelstand, Ariadne connects knowledge, processes, and people into one living operating system for the organization – binding, traceable, and always audit-ready. Pricing is based on your company size and the features you actually need. ## What is Q.wiki used for? [Quality Management](https://www.capterra.com/quality-management-software/)[Knowledge Management](https://www.capterra.com/knowledge-management-software/)[Audit](https://www.capterra.com/audit-software/) Top alternative Featured Overall rating Based on 15 user reviews Reviews sentiment Positive \- Neutral \- Negative \- Starting price €5.5 Per User, Per Month Free trial available Free version not included Capterra Shortlist charts the highest-rated and most popular products... Our "Best of" badge program showcases products with the highest ratings... - Audit / 2026 - Knowledge Management / 2026 - Quality Management / 2026 Our "Best of" badge program showcases products with the highest ratings... Do you work for Q.wiki?[Manage this product listing](https://www.g2.com/products/q-wiki/claim_requests/new?auto=true) ## Q.wiki Overview Updated September 2026 AI summary Q.wiki offers businesses of all sizes a knowledge management solution that supports audit, compliance, quality, and risk management needs. It combines content management, collaboration tools, permissions, and a searchable knowledge base with workflow management, customizable templates, and multi-language support. Deployable on web and major operating systems, Q.wiki enables organizations to structure, share, and maintain critical information efficiently. ## Compare with a popular alternative Capterra selects software alternatives based on relevant features, verified user reviews and user interactions. Placement may be influenced by client status. ### Q.wiki 4.9 (15) VS. [4.5 (540)](https://www.capterra.com/p/148577/MasterControl/reviews/) Starting Price €5.5 Per User, Per Month Starting Price $25000 Other, Per Year Free Trial Free Version Pricing Options Free Trial Free Version Ease Of Use 4.8 (15) Ease Of Use 4.1 (539) Value For Money 4.6 (12) Value For Money 4.2 (439) Customer Service 5.0 (12) Customer Service 4.5 (503) ## Q.wiki alternatives [4.6 (138)](https://www.capterra.com/p/134050/Quality-Management-Software/reviews/) Starting price Contact vendor for pricing Pricing Options Free Trial Free Version User Rating 92% of reviewers rated it above 4 stars [4.8 (124)](https://www.capterra.com/p/97557/QT9-Quality-Management/reviews/) Starting price Contact vendor for pricing Pricing Options Free Trial Free Version User Rating 95% of reviewers rated it above 4 stars [4.4 (63)](https://www.capterra.com/p/147317/PropelPLM/reviews/) Starting price $73.00 Per User, Per Month Pricing Options Free Trial Free Version User Rating 89% of reviewers rated it above 4 stars Highest Rated [4.9 (71)](https://www.capterra.com/p/153199/Qualityze-EQMS-Suite/reviews/) Starting price Contact vendor for pricing Pricing Options Free Trial Free Version User Rating 100% of reviewers rated it above 4 stars [View all alternatives](https://www.capterra.com/p/198622/Q-wiki/alternatives/) ## FAQs about Q.wiki Overview ### Which roles and teams benefit most from Q.wiki? Q.wiki is most used by quality management teams, process managers, and operational excellence leaders who need to document standards, maintain compliance, and improve workflows. HR leaders use it to centralize policies and onboarding knowledge, while project and team leads rely on it to share processes, coordinate responsibilities, and keep documentation current. Answer based on 15 reviews Overview ### What company size and industries is Q.wiki built for? Q.wiki is aimed at DACH SMEs running certified management systems, with most reviewers from small businesses at 53% and Chemicals at 27%. It also serves midsize companies at 40%, plus Research at 13% and Automotive at 7%, with Quality Management as the most common use case. Answer based on 15 reviews Features and Usability ### What are the key features of Q.wiki? Q.wiki offers document management, knowledge base management, and catalog management, along with access controls/permissions and single sign on. It also includes workflow management, audit planning, compliance management, reporting & statistics, full text search, commenting/notes, and third-party integrations for organizing and tracking information. Getting Started and Support ### What training and onboarding options does Q.wiki offer? Q.wiki provides in person training, live online sessions, webinars, documentation, and videos. In person and live online formats support guided setup, webinars cover grouped instruction, documentation offers written reference material, and videos provide self-paced learning materials for teams getting started. Getting Started and Support ### What customer support options does Q.wiki offer? Q.wiki provides Email/Help Desk, Knowledge Base, and Phone Support. Support experience details are not available from reviewer feedback, so no claims can be made about response speed, helpfulness, or common problems. These channels are the only support options listed in the catalog data. ## Features AI summary Based on 4,729 Knowledge Base reviews Capterra data shows that buyers of Knowledge Management software rank the following features as their top priorities: - **Knowledge Base Management** (**50%** of reviewers rated this feature as critical) - **Content Management** (**50%**) - **Document Management** (**48%**) Q.wiki supports all three features that reviewers rate most highly: **Knowledge Base Management**, **Content Management**, and **Document Management**. Together, these capabilities help businesses organize internal knowledge, keep content current and accessible, and manage documents in one place, allowing teams to find information faster and work more efficiently. Knowledge Base Management 5.0 (1) 0.00% of 1 reviewers that rated this feature as important or highly important Manage a repository of information that includes articles, FAQs, or tutorials used for self-service support Document Management 4.7 (10) 70.00% of 10 reviewers that rated this feature as important or highly important Store, manage, and track all electronic documents in a centralized location Text Editing 4.7 (3) 66.67% of 3 reviewers that rated this feature as important or highly important Edit text as needed Access Controls/Permissions 4.5 (6) 50.00% of 6 reviewers that rated this feature as important or highly important Define levels of authorization for access to specific files or systems Workflow Management 4.6 (11) 54.55% of 11 reviewers that rated this feature as important or highly important Create, design and manage workflows for repetitive tasks Alerts/Notifications 4.2 (9) 66.67% of 9 reviewers that rated this feature as important or highly important Alerts or notifications of various types such as pop-up messages, sounds, banners, or badges Q.wiki 27 features ### All Features - Access Controls/Permissions: Define levels of authorization for access to specific files or systems - Activity Dashboard: Dashboard to view the status of ongoing processes, identify current incidents and track past activities - Alerts/Notifications: Alerts or notifications of various types such as pop-up messages, sounds, banners, or badges - Audit Management: Plan, schedule, and execute organization's accounts and assets to ensure compliance with policies and laws - Audit Planning: Create a targeted plan, schedule resources, and determine long-term goals for the audit process - Catalog Management: Create and manage digital catalog of products/services with their details, specifications, and price - Collaboration Tools: Provides a channel for team members to share AI models, media files, communicate, and work together - Commenting/Notes: Leave comments and notes on documents for others to view - Compliance Management: Track and manage adherence to policies for any service, product, process, or supplier - Customizable Branding: Add customized logos and colors to align with company branding - Customizable Fields: Customize data fields to support various needs and use cases - Customizable Templates: Pre-designed layouts that can be customized to match preferences and requirements - Data Import/Export: Import and export data to and from software applications - Decision Support: Tools that provide relevant information at specific times to support judgments and courses of action - Discussions/Forums: Online forums/groups where users can ask questions, share ideas, best practices, etc. - Document Coding & Control: Management and control of the creation, approval, and distribution of documents and processes to ensure they meet industry regulations - Document Management: Store, manage, and track all electronic documents in a centralized location - Drag & Drop: Assemble applications and processes by dragging over and arranging pre-built components - Full Text Search: Search for specific words or phrases within a document or database - Knowledge Base Management: Manage a repository of information that includes articles, FAQs, or tutorials used for self-service support - Multi-Language: Manage and support multiple languages - Reporting & Statistics: Collection, analysis, and representation of numerical data and generation of reports to understand various patterns - Single Sign On: Allow users to access multiple services after entering their login credentials once - Tagging: Attach digital tags to documents and assets for identification, search, or monitoring purposes - Text Editing: Edit text as needed - Third-Party Integrations: Set up connections to third-party platforms to improve business processes - Workflow Management: Create, design and manage workflows for repetitive tasks --- Get Advice We can help you find the software with the features you need. Features 4.4 (15) 4.4 Based on 15 reviews ## Pricing Value for money 4.6 (12) Free Trial Basic €5.50 Per User,Per Month Value for money 4.6 (12) 4.6 Based on 12 reviews Connect with a Capterra advisor for a free 15-minute consultation Get a personalized software list aligned to your business needs with guidance from our expert advisors. Our team has helped 1 million+ businesses like yours find options that fit their needs. ## Support, customer service and training options Customer Service 5.0 (12) Support - Email/Help Desk - FAQs/Forum - Knowledge Base - Phone Support - 24/7 (Live rep) - Chat Training - In Person - Live Online - Webinars - Documentation - Videos Deployment - Web - Android - iPhone/iPad Typical users - Freelancers - Small businesses - Mid size businesses - Enterprises Customer Service 5.0 (12) 5.0 Based on 12 reviews ## User reviews Overall rating 4.9 Based on 15 reviews Filter by rating 5(13) 4(2) 3(0) 2(0) 1(0) Mentioned topic Sorted by most recent MB Matthias B. Leiter Qualität Plastics ### "Top interaktives Managment-System" 5.0 Overall Rating 5.0 5.0 Ease of Use 5.0 5.0 Features 5.0 5.0 Customer Service 5.0 5.0 Likelihood to Recommend 10/10 April 24, 2025 wunderbar verknüpftes und interaktives Management-System, ohne welches die tägliche Arbeit im QM-Bereich nicht mehr vorstellbar ist Pros übersichtliche Struktur, einfache und intuitive Bedienung, schnell zu lernen für neue Nutzer, tolle Verknüpfung von Inhalten und Themen Cons dass wir den Q.Wikinger noch nicht im Einsatz haben. Bald erfolgt aber der Umstige auf die Cloud-Lösung, dann können wir auch davon profitieren Review source Vendor Referred: This reviewer was invited by the software vendor to submit an honest review. MG Melanie G. Qualitätsmanager Law Practice ### "Absolut empfehlenswertes Prozessprogramm: einfaches Handling und absolut intuitiv anzuwenden" 5.0 Overall Rating 5.0 5.0 Ease of Use 5.0 5.0 Features 4.0 4.0 Customer Service 5.0 5.0 Likelihood to Recommend 10/10 January 13, 2025 Pros Tolles Team, sehr nutzerfreundliches Handling und absolut intuitiv zu bedienen Cons Das ist schon klagen auf hohem Niveau: Wünsche würde ich mir mehr Formatierungsmöglichkeiten z.B. bei E-Mail-Vorlagen Review source Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication. AK Achim K. Qualitätsmanager Chemicals ### "Mit Q.wiki einfach Prozesse beschreiben und aktualisieren" 5.0 Overall Rating 5.0 5.0 Ease of Use 5.0 5.0 Features 4.0 4.0 Customer Service 5.0 5.0 Likelihood to Recommend 9/10 November 25, 2024 Wir haben ein Tool zur Dokumentation gesucht, dass von allen Mitarbeitern benutzt wird und nicht nur vom QM. Hierfür ist Q.wiki bestens geeignet. Die Menschen die Prozesse und Tätigkeiten ausführen können diese sehr leicht selber beschreiben und aktualisieren. Pros Relativ intuitiv zu bedienendes Tool für die Prozessdokumentation. Niedrige Einstiegsschwelle. Änderungen in Prozessen und anderen Beschreibungen werden hier sehr schnell umgesetzt. Der Support bei Fragen und Problemen ist sehr schnell und Kundenorientiert. Cons Die eigenen Konfigurationsmöglichkeiten sind begrenzt. Das trägt aber auch zur Intuitiven Anwendung bei. Switched from [Process360 Live](https://www.capterra.com/p/178607/iGrafx/) Wechsel vom Spezialistensystem zu einem intuitiv von den meisten Mitarbeitern bedienbaren System. Alternatives considered [ConSense IMS Enterprise](https://www.capterra.com/p/192842/ConSense-IMS-ENTERPRISE/) [orgavision](https://www.capterra.com/p/154680/orgavision/) Reasons for choosing Q.wiki Q.wiki war am intuitivsten zu bedienen und hat unsere Anforderungen am Besten erfüllt. Review source Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication. SB Sebastian B. QMB Education Management ### "Sehr gute Verlinkungen der Prozesse zu Personen, Rollen und Normen" 4.0 Overall Rating 4.0 4.0 Ease of Use 4.0 4.0 Features 4.0 4.0 Customer Service 5.0 5.0 Likelihood to Recommend 8/10 November 22, 2024 Das Team von Modell Aachen ist super. Man bekommt immer sehr schnell einen Ansprechpartner, der Lösungen zeigt oder sie im Hintergrund schnell umsetzt. Pros Die primäre Darstellung über eine zentrale Tabelle mit Verlinkungen zu anderen Prozessen, Arbeitsanweisungen und Informationen finde ich schon sehr nützlich und übersichtlich. Dazu kommen die verlinkbaren Rollen und die Normzuordnungen in den Metadaten, die dann zentral aufgerufen und z.B. im Audit präsentiert werden können. Werden diese Metadaten gut gepflegt, so findet man schnell die richtigen Dokumente und Prozesse und löscht nicht versehentlich interne Umsetzungen externer Vorgaben. Cons Das BPMN finde ich nicht praktisch. Wir arbeiten in Prozessworkshops noch analog mit vertikalen Swimlanes und Symbolen der (vermutlich) ISO 66001 am Flipchart. Die Umgewöhnung gefällt mir nicht. Neben der ISO 9001 müssen wir unterschiedliche weitere Normen umsetzen. Dies ist in Q.Wiki teilweise etwas umständlich abbildbar (z.B. Gefährdungsbeurteilungen). Es bedarfs also Kompromisse oder zusätzlicher Expertensoftware. Es fehlt eine schnelle Importfunktion für Normkapitel. Review source Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication. Response from Vendor December 5, 2024 Hallo Sebastian, vielen Dank für dein Feedback! Es freut uns sehr, dass Q.wiki euch in der Prozesskommunikation hilft und Normzuordnungen eine wertvolle Unterstützung in der Zertifizierung darstellt! Auch das kritische Feedback ist absolut nachvollziehbar. Wir wollen an unserem Normzuordnungs-Modul in 2025 weiterarbeiten und Funktionen verbessern. Bzgl. BPMN stehen wir vor der Herausforderung unterschiedlichste Kundenwünsche zusammen zu führen. Aktuell glauben wir daran, dass uns die Orientierung am Industriestandard BPMN 2.0 hilft, weil das einen gemeinsamen Nenner generiert, aber wir werden das weiter sensibel beobachten. MF Mareike F. Personalleitung Real Estate ### "Q.wiki - sehr zu empfehlen!" 5.0 Overall Rating 5.0 5.0 Ease of Use 5.0 5.0 Features 5.0 5.0 Customer Service 5.0 5.0 Likelihood to Recommend 10/10 November 5, 2024 Pros Die prozessorientierte Dokumentation in Q.wiki ermöglicht eine zentrale und transparente Dokumentation aller Unternehmensprozesse, die den Zugang zu wichtigen Informationen erleichtert und Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar regelt. Des Weiteren ist Q.wiki in Bezug auf das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen eine klasse Möglichkeit, um Einarbeitungszeiten effektiver, effizienter und zeitsparender zu gestalten. Außerdem fördert Q.wiki die aktive Einbindung aller Mitarbeitenden in die Gestaltung und Verbesserung von Prozessen. Cons Vielen Kolleginnen und Kollegen fällt es schwer in Prozessen zu denken. Die Herausforderung ist, dass das abteilungsspezifische Denken abgelegt wird. Review source Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication. DS Daniel S. Qualitätsmanager Chemicals ### "Q.wiki ermöglicht ein gutes und einfaches Prozessmanagement" 5.0 Overall Rating 5.0 5.0 Ease of Use 5.0 5.0 Features 5.0 5.0 Customer Service 5.0 5.0 Likelihood to Recommend 10/10 October 31, 2024 Man bekommt von Anfang an das Gefühl, dass Q.wiki sehr einfach zu bedienen ist. Nach wenigen Stunden fühlt man sich schon sehr sicher im Umgang mit Q.wiki. Bei Fragen steht ein sehr guter Support zur Verfügung, der binnen Minuten sehr hilfreiche Antworten liefert. Pros Sehr einfach zu bedienen. Sehr guter und sympathischer Support von \[sensibler Inhalt ausgeblendet\]. Sehr gute Ideen in der Pipeline für Produktverbesserungen. Sehr interessante Videos von dem Chef \[sensibler Inhalt ausgeblendet\] in Youtube verfügbar. Cons Die Vererbungslehre von Prozessen (von globalen Prozessen hin zu lokaler Ebene) erschließt sich nicht intuitiv. Switched from [PRO.FILE](https://www.capterra.com/p/144318/PRO-FILE/) Der Wunsch nach mehr Akzeptanz des QMS seitens der Mitarbeiter. Und dadurch eine intensivere Nutzung der Vorteile eines Prozessmanagement-Systems. Review source Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication. DL Dirk L. Leiter QM Machinery ### "Sehr zufrieden" 5.0 Overall Rating 5.0 5.0 Ease of Use 5.0 5.0 Features 5.0 5.0 Customer Service 5.0 5.0 Likelihood to Recommend 10/10 October 28, 2024 flexibel und auf individuelle Gegebenheiten anpassbar Pros Die Flexibilität des Produkts und der zugehörigen Apps, toller Produktsupport sowohl bei der Produktschulung als auch bei nachträglichen Fragen Cons Noch nicht vorhandene Features wie zum Beispiel die Bewertung von Auditfrageergebnissen fehlt in der Audit-App Switched from [SAP Signavio](https://www.capterra.com/p/137139/Signavio/) War für die anderen Nutzer nicht verständlich Alternatives considered [CAQ.Net](https://www.capterra.com/p/127367/CAQ-Compact-Net/) Reasons for choosing Q.wiki die gute und intensive Beratung vor dem Kauf Review source Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication. Response from Vendor November 14, 2024 Hallo Dirk, danke für deine positive Bewertung inkl. Verbesserungsvorschlag zum Audit-Modul! Auch wenn wir kurzfristig andere Neuentwicklungen anstreben, wie z.B. eine drastisch bessere, KI-gestützte Suche, haben wir nichtsdestotrotz die Erweiterung des Audit-Moduls für 2025 bereits auf dem Plan! CD Christine D. Zentrale Managementbeauftragte Automotive ### "Tolles System auch für Konzernstrukturen" 5.0 Overall Rating 5.0 5.0 Ease of Use 5.0 5.0 Features 5.0 5.0 Customer Service 5.0 5.0 Likelihood to Recommend 10/10 October 27, 2024 Sehr guter Service, tolle Unterstützung und sehr kurze Reaktionszeiten auf Fehlermeldungen. Sehr kompetente und freundliche Unterstützung bei kundenspezifischen Anpassungen des Systems. Pros Sehr einfach und intuitiv bedienbare, cloudbasierte Software, die alle Qualitäts-Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme erfüllt. Ermöglicht und unterstützt die Arbeit auch für Konzernstrukturen mit vielen Standorten. Cons Die Dokumente können nicht als editierbare Office-Dateien aus dem System geladen werden. Die maximalen Zeiträume für die Aktualitätsprüfung könnten von jetzt 2 Jahren auf 3 Jahre (= ein Zertifizierungszyklus) verlängert werden - das würde Ressourcen sparen. Bei Dateianhängen wäre es hilfreich, wenn die QWIKI-Freigabevermerke auf den angehängten Dokumenten automatisch als Kopf- und Fußzeile übernommen würden. Review source Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication. FK florian K. Projektingenieur Chemicals ### "Grassroot Management " 5.0 Overall Rating 5.0 5.0 Ease of Use 5.0 5.0 Features 5.0 5.0 Customer Service 0.0 0.0 Likelihood to Recommend 3/10 October 23, 2024 Bei qwiki arbeitet man zusammen an den Prozessen, wodurch Prozesse in der Praxis viel mehr akzeptiert und befolgt werden Pros Interaktivität/Mitarbeit für alle Beteiligten Cons Durch Interaktivität bedingt etwas unstrukturiert Review source Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication. LK Lea K. Group Leader Research ### "Intuitives Prozessverständnis" 5.0 Overall Rating 5.0 5.0 Ease of Use 5.0 5.0 Features 5.0 5.0 Customer Service 0.0 0.0 Likelihood to Recommend 3/10 October 23, 2024 Pros Es ist jetzt so viel einfacher unser internen Prozesse zu kommunizieren. Für Prozessmodelle hat sich niemand so richtig begeistern können, aber das hat sich mittlerweile echt gewandelt. Die Möglichkeit, Prozesse kollaborativ im Team zu dokumentieren und kontinuierlich zu verbessern, hat unsere internen Abläufe spürbar optimiert. Ich kann die Software und die Zusammenarbeit mit Modell Aachen ohne Bedenken jedem empfehlen, der nach einer zuverlässigen Lösung für Prozessmanagement und Wissensmanagement sucht. Cons Durch den einfachen intuitiven Aufbau des Systems bin ich mir noch nicht sicher alle Funktionen zu kennen. Review source Non-incentivized review: any software user can leave a review for any product listed on our site. All submitted reviews are subject to our verification process prior to publication. [View all Reviews](https://www.capterra.com/p/198622/Q-wiki/reviews/) ## Top-rated software of 2026 ### Fill out the form and we'll send a list of the top-rated software based on real user reviews directly to your inbox.