# Q.wiki Reviews 2026. Verified Reviews, Pros & Cons | Capterra > Is Q.wiki the right Knowledge Management solution for you? Explore 15 verified user reviews from people in industries like yours to make a confident choice. Source: https://www.capterra.com/p/198622/Q-wiki/reviews --- Q.wiki 4.9 (15) [View alternatives](https://www.capterra.com/p/198622/Q-wiki/alternatives/) Provider data verified by our Software Research team, and reviews moderated by our Reviews Verification team. [Learn more](https://www.capterra.com/our-story/) * * * Last updated May 11th, 2026 # Reviews of Q.wiki Ease of use 4.8 Customer Service 5.0 ## Showing most helpful reviews Showing 1-15 of 15 Reviews Sort by: Most Helpful Rating Company Size Reviewer's Role Length of Use Frequency of Use AK Achim K. Qualitätsmanager Chemicals Used the software for: 2+ years ### "Mit Q.wiki einfach Prozesse beschreiben und aktualisieren" November 25, 2024 5.0 Wir haben ein Tool zur Dokumentation gesucht, dass von allen Mitarbeitern benutzt wird und nicht nur vom QM. Hierfür ist Q.wiki bestens geeignet. Die Menschen die Prozesse und Tätigkeiten ausführen können diese sehr leicht selber beschreiben und aktualisieren. Pros Relativ intuitiv zu bedienendes Tool für die Prozessdokumentation. Niedrige Einstiegsschwelle. Änderungen in Prozessen und anderen Beschreibungen werden hier sehr schnell umgesetzt. Der Support bei Fragen und Problemen ist sehr schnell und Kundenorientiert. Cons Die eigenen Konfigurationsmöglichkeiten sind begrenzt. Das trägt aber auch zur Intuitiven Anwendung bei. Alternatives considered [ConSense IMS Enterprise](https://www.capterra.com/p/192842/ConSense-IMS-ENTERPRISE/)[orgavision](https://www.capterra.com/p/154680/orgavision/) Reason for choosing Q.wiki Q.wiki war am intuitivsten zu bedienen und hat unsere Anforderungen am Besten erfüllt. Switched from [Process360 Live](https://www.capterra.com/p/178607/iGrafx/) Wechsel vom Spezialistensystem zu einem intuitiv von den meisten Mitarbeitern bedienbaren System. Review Source DL Dirk L. Leiter QM Machinery Used the software for: 1-2 years ### "Sehr zufrieden" October 28, 2024 5.0 flexibel und auf individuelle Gegebenheiten anpassbar Pros Die Flexibilität des Produkts und der zugehörigen Apps, toller Produktsupport sowohl bei der Produktschulung als auch bei nachträglichen Fragen Cons Noch nicht vorhandene Features wie zum Beispiel die Bewertung von Auditfrageergebnissen fehlt in der Audit-App Alternatives considered [CAQ.Net](https://www.capterra.com/p/127367/CAQ-Compact-Net/) Reason for choosing Q.wiki die gute und intensive Beratung vor dem Kauf Switched from [SAP Signavio](https://www.capterra.com/p/137139/Signavio/) War für die anderen Nutzer nicht verständlich Review Source Response from Modell Aachen November 14, 2024 Hallo Dirk, danke für deine positive Bewertung inkl. Verbesserungsvorschlag zum Audit-Modul! Auch wenn wir kurzfristig andere Neuentwicklungen anstreben, wie z.B. eine drastisch bessere, KI-gestützte Suche, haben wir nichtsdestotrotz die Erweiterung des Audit-Moduls für 2025 bereits auf dem Plan! DS Daniel S. Qualitätsmanager Chemicals Used the software for: 6-12 months ### "Q.wiki ermöglicht ein gutes und einfaches Prozessmanagement" October 31, 2024 5.0 Man bekommt von Anfang an das Gefühl, dass Q.wiki sehr einfach zu bedienen ist. Nach wenigen Stunden fühlt man sich schon sehr sicher im Umgang mit Q.wiki. Bei Fragen steht ein sehr guter Support zur Verfügung, der binnen Minuten sehr hilfreiche Antworten liefert. Pros Sehr einfach zu bedienen. Sehr guter und sympathischer Support von \[sensibler Inhalt ausgeblendet\]. Sehr gute Ideen in der Pipeline für Produktverbesserungen. Sehr interessante Videos von dem Chef \[sensibler Inhalt ausgeblendet\] in Youtube verfügbar. Cons Die Vererbungslehre von Prozessen (von globalen Prozessen hin zu lokaler Ebene) erschließt sich nicht intuitiv. Switched from [PRO.FILE](https://www.capterra.com/p/144318/PRO-FILE/) Der Wunsch nach mehr Akzeptanz des QMS seitens der Mitarbeiter. Und dadurch eine intensivere Nutzung der Vorteile eines Prozessmanagement-Systems. Review Source JT Jennifer T. QMB Civic & Social Organization Used the software for: 6-12 months ### "Sehr zu empfehlen" October 14, 2024 5.0 Unkomplizierte und direkte Zusammenarbeit. Einführung QM-Software ist aufwendiger als man zu Beginn denkt. Wichtig ist ein konkreter Fahrplan für die MA-Einbindung vor allem wenn es sich um größere Unternehmen ab 100 MA handelt und es unterschiedliche Bereiche betrifft. Pros \- Jeder kann sich beteiligen. - Kein Nadelohr QM mehr - Intuitiv - leicht erklärt + q.wikinger - gute und problemlose Zusammenarbeit mit Anbieter - schnelle Rückmeldungen seitens des Anbieters - gute kostenlose Schulungen durch Videos, Podcast, etc. - kontinuierlich arbeitet die Firma an der Fortentwicklung der Software, sodass man es als Nutzende merkt - leichte Auffindbarkeit von Informationen Cons Manchmal noch einmal zu viel um die Ecke gedacht Alternatives considered [Salesforce Sales Cloud](https://www.capterra.com/p/61368/Salesforce/) Reason for choosing Q.wiki Flussdiagramme sind keine Lösung - ebenso die starke Begrenzung der Berechtigungen und Schreibrechte, welche für Lizenzen gezahlt werden sollen. Review Source WS Wolfgang S. Prozessmanager Mechanical or Industrial Engineering Used the software for: 1-2 years ### "Den Einstieg wagen und den Mehrwert für das Unternehmen nutzen" September 16, 2024 5.0 Q.wiki ist sehr einfach und für jeden verständlich, der mit einem PC arbeitet. Es ist das ideale Einstiegsprogramm für Prozesse für Klein- und Mittelbetriebe, für uns aufgrund der einfachen Handhabung nicht nur das Einstiegsprogramm sondern auch das ideale Programm, um unser Prozesswissen im Unternehmen zu verteilen. Pros Es ist leicht verständlich und jeder im Unternehmen kann mitmachen bzw. sein Wissen einbringen. Dadurch geht Wissen nicht verloren und (neue) Mitarbeiter müssen nicht die gleichen Fehler nochmal machen, aus denen die bestehenden Mitarbeiter in der Vergangenheit bereits gelernt haben. Cons Es gibt gewisse Einschränkungen bzw. Limitierungen in der Gestaltung, allerdings wird dadurch das Programm nicht unnötig komplex. Alternatives considered [SAP Signavio](https://www.capterra.com/p/137139/Signavio/)[Visio](https://www.capterra.com/p/201133/Visio/) Reason for choosing Q.wiki Aufgrund der Einfachheit des Programms, damit alle Mitarbeiter die Prozesse mitgestalten können. Review Source MB Matthias B. Leiter Qualität Plastics Used the software for: 2+ years ### "Top interaktives Managment-System" April 24, 2025 5.0 wunderbar verknüpftes und interaktives Management-System, ohne welches die tägliche Arbeit im QM-Bereich nicht mehr vorstellbar ist Pros übersichtliche Struktur, einfache und intuitive Bedienung, schnell zu lernen für neue Nutzer, tolle Verknüpfung von Inhalten und Themen Cons dass wir den Q.Wikinger noch nicht im Einsatz haben. Bald erfolgt aber der Umstige auf die Cloud-Lösung, dann können wir auch davon profitieren Review Source SB Sebastian B. QMB Education Management Used the software for: 6-12 months ### "Sehr gute Verlinkungen der Prozesse zu Personen, Rollen und Normen" November 22, 2024 4.0 Das Team von Modell Aachen ist super. Man bekommt immer sehr schnell einen Ansprechpartner, der Lösungen zeigt oder sie im Hintergrund schnell umsetzt. Pros Die primäre Darstellung über eine zentrale Tabelle mit Verlinkungen zu anderen Prozessen, Arbeitsanweisungen und Informationen finde ich schon sehr nützlich und übersichtlich. Dazu kommen die verlinkbaren Rollen und die Normzuordnungen in den Metadaten, die dann zentral aufgerufen und z.B. im Audit präsentiert werden können. Werden diese Metadaten gut gepflegt, so findet man schnell die richtigen Dokumente und Prozesse und löscht nicht versehentlich interne Umsetzungen externer Vorgaben. Cons Das BPMN finde ich nicht praktisch. Wir arbeiten in Prozessworkshops noch analog mit vertikalen Swimlanes und Symbolen der (vermutlich) ISO 66001 am Flipchart. Die Umgewöhnung gefällt mir nicht. Neben der ISO 9001 müssen wir unterschiedliche weitere Normen umsetzen. Dies ist in Q.Wiki teilweise etwas umständlich abbildbar (z.B. Gefährdungsbeurteilungen). Es bedarfs also Kompromisse oder zusätzlicher Expertensoftware. Es fehlt eine schnelle Importfunktion für Normkapitel. Review Source Response from Modell Aachen December 5, 2024 Hallo Sebastian, vielen Dank für dein Feedback! Es freut uns sehr, dass Q.wiki euch in der Prozesskommunikation hilft und Normzuordnungen eine wertvolle Unterstützung in der Zertifizierung darstellt! Auch das kritische Feedback ist absolut nachvollziehbar. Wir wollen an unserem Normzuordnungs-Modul in 2025 weiterarbeiten und Funktionen verbessern. Bzgl. BPMN stehen wir vor der Herausforderung unterschiedlichste Kundenwünsche zusammen zu führen. Aktuell glauben wir daran, dass uns die Orientierung am Industriestandard BPMN 2.0 hilft, weil das einen gemeinsamen Nenner generiert, aber wir werden das weiter sensibel beobachten. CD Christine D. Zentrale Managementbeauftragte Automotive Used the software for: 2+ years ### "Tolles System auch für Konzernstrukturen" October 27, 2024 5.0 Sehr guter Service, tolle Unterstützung und sehr kurze Reaktionszeiten auf Fehlermeldungen. Sehr kompetente und freundliche Unterstützung bei kundenspezifischen Anpassungen des Systems. Pros Sehr einfach und intuitiv bedienbare, cloudbasierte Software, die alle Qualitäts-Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme erfüllt. Ermöglicht und unterstützt die Arbeit auch für Konzernstrukturen mit vielen Standorten. Cons Die Dokumente können nicht als editierbare Office-Dateien aus dem System geladen werden. Die maximalen Zeiträume für die Aktualitätsprüfung könnten von jetzt 2 Jahren auf 3 Jahre (= ein Zertifizierungszyklus) verlängert werden - das würde Ressourcen sparen. Bei Dateianhängen wäre es hilfreich, wenn die QWIKI-Freigabevermerke auf den angehängten Dokumenten automatisch als Kopf- und Fußzeile übernommen würden. Review Source LK Lea K. Group Leader Research Used the software for: 1-2 years ### "Intuitives Prozessverständnis" October 23, 2024 5.0 Pros Es ist jetzt so viel einfacher unser internen Prozesse zu kommunizieren. Für Prozessmodelle hat sich niemand so richtig begeistern können, aber das hat sich mittlerweile echt gewandelt. Die Möglichkeit, Prozesse kollaborativ im Team zu dokumentieren und kontinuierlich zu verbessern, hat unsere internen Abläufe spürbar optimiert. Ich kann die Software und die Zusammenarbeit mit Modell Aachen ohne Bedenken jedem empfehlen, der nach einer zuverlässigen Lösung für Prozessmanagement und Wissensmanagement sucht. Cons Durch den einfachen intuitiven Aufbau des Systems bin ich mir noch nicht sicher alle Funktionen zu kennen. Review Source UK Ute K. Qualitätsmanagement Chemicals Used the software for: 2+ years ### "Q.wiki - Prozesse und Informationen an einem Ort - transparent für alle" September 9, 2024 5.0 Wir haben Q.wiki nun 5 Jahre im Einsatz. Spaß macht neben der Arbeit in Q.wiki auch die unkomplizierte Zusammenarbeit mit Modell Aachen. Als Anwender kann man sich über verschiedene Wege einbringen, Q.wiki wird bedarfsgerecht immer wieder angepasst und durch neue Features erweitert. Neue Kollegen schätzen das Tool, weil sie viele notwendige Informationen finden können. Pros Sehr intuitiv und übersichtlich. Prozesse sind einfach anzupassen und können perfekt aktuell gehalten werden. Der hinterlegte Freigabeworkflow erleichtert dies und ist transparent. Auch Übersichtsseiten sind super darstellbar. Q.wiki ist ein hervorragendes Tool, um neben den Prozessen auch das Wissensmanagement für alle Mitarbeiter übersichtlich darzustellen. Für Zertifizierungen hat man alle notwendigen Informationen an einer Stelle und gut auffindbar. Sehr gut sind auch die Zusatzmodule wie Riskomanagement, Protokollfunktion, Audits und das Rollenmanagement. Cons Wo Licht ist, gibt es auch Schatten. Q.wiki sollte auch offline verfügbar sein, damit die Kollegen bei jeder Arbeitssituation darauf zugreifen können. Review Source Response from Modell Aachen October 11, 2024 Hallo Ute, das Lob für die tolle Zusammenarbeit können wir euch nur zurückgeben. Dazu gehören schließlich immer mindestens Zwei! :) Vielen Dank für das positive, aber insbesonder auch negative Feedback! Eine Offline-Verfügbarkeit ist ein absolut nachvollziehbarer Wunsch! Wir halten bereits Ausschau nach guten Umsetzungsideen, aber bislang sind diese einfach sehr aufwendig - und dafür ist die Relevanz im Markt bislang dann doch nicht groß genug. Bis sich das ändert geben wir unser Bestes auf anderem Wege den Wert von Q.wiki zu steigern! MG Melanie G. Qualitätsmanager Law Practice Used the software for: 6-12 months ### "Absolut empfehlenswertes Prozessprogramm: einfaches Handling und absolut intuitiv anzuwenden" January 13, 2025 5.0 Pros Tolles Team, sehr nutzerfreundliches Handling und absolut intuitiv zu bedienen Cons Das ist schon klagen auf hohem Niveau: Wünsche würde ich mir mehr Formatierungsmöglichkeiten z.B. bei E-Mail-Vorlagen Review Source MF Mareike F. Personalleitung Real Estate Used the software for: 1-2 years ### "Q.wiki - sehr zu empfehlen!" November 5, 2024 5.0 Pros Die prozessorientierte Dokumentation in Q.wiki ermöglicht eine zentrale und transparente Dokumentation aller Unternehmensprozesse, die den Zugang zu wichtigen Informationen erleichtert und Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar regelt. Des Weiteren ist Q.wiki in Bezug auf das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen eine klasse Möglichkeit, um Einarbeitungszeiten effektiver, effizienter und zeitsparender zu gestalten. Außerdem fördert Q.wiki die aktive Einbindung aller Mitarbeitenden in die Gestaltung und Verbesserung von Prozessen. Cons Vielen Kolleginnen und Kollegen fällt es schwer in Prozessen zu denken. Die Herausforderung ist, dass das abteilungsspezifische Denken abgelegt wird. Review Source fK florian K. Projektingenieur Chemicals Used the software for: 1-2 years ### "Grassroot Management " October 23, 2024 5.0 Bei qwiki arbeitet man zusammen an den Prozessen, wodurch Prozesse in der Praxis viel mehr akzeptiert und befolgt werden Pros Interaktivität/Mitarbeit für alle Beteiligten Cons Durch Interaktivität bedingt etwas unstrukturiert Review Source PJ Peter J. OPEX Research Used the software for: 6-12 months ### "Top für den Start in die Welt des Prozess- und Qualitätsmanagements" May 1, 2022 4.0 QWIKI ist sehr intuitiv und macht schon nach der ersten Einführung Spaß. QWIKI ist stark Beteiligungsorinetiert und das merkt man auch. Einmal gestartet können sich alle Mitarbeiter aktiv einbringen (Prozesse und Informationen selbst erfassen und als Draft Mode mit anderen abstimmen). Der integrierte (wenn gewünscht auch mehrstufige) Freigabeprozess und eine revisionssichere Speicherung läuft bisher stabil und professionell. Alle Steuerungsebenen lassen sich auch von wenig IT affinen Personen bedienen. Die begleitende Beratung war wirklich sehr gut und an unseren Bedarfen orientiert. Support sehr flott und zielführend . Wir haben QWIKI nach eingehender Bewertung als Cloud Version gekauft. Der Preis ist moderat und basiert auf der Zahl der internen User. Zusätzlich gibt es Lizenzen für integrierte APPs die pro Monat auch userbasiert verrechnet werden. Hier haben wir bereits das integrierte Risikomanagement, das Projektmanagement abgebildet und bald auch komplexen Forschungsprozess teilautomatisiert laufen. Pros Sehr intuitiv, ganz nach WIKI Art. Nach 30 Minuten kann jeder Mitarbeiter mit dem Tool arbeiten. das kommt super an. Die Erarbeitung der ersten Prozesse haben wir gemeinsam mit den Beratern der Firma gemacht und nach 1-2 Prozessen, dann die Richtung der Erarbeitung umgedreht und schon konnten die meisten User selbst weitermachen. Derzeit haben wir rund 3500 Zugriffe/Monat mit stark steigender Tendenz und das noch vor dem Go Live. Cons Prozesse können bei Bedarf auch modelliert dargestellt werden. Das funktioniert nur sehr Basic und ohne BPMN Symbole. Hier merkt man den WIKI Ansatz in der die verbale Prozesserfassung im Vordergrund steht, die unsere User aber sehr mögen. Die wenigsten Mitarbeiter wollen Flussgrafiken haben. Das finde ich als Admin und PZ-Manager schade, ist aber so. Die Optik des Tools ist schlicht und könnte mehr Gestaltungselemente und Makros vertragen. Datenexport als pdf und xls ist möglich, aber bescheiden. Reportingfunktionen fehlen. Reason for choosing Q.wiki der stark beteiligungsorientierte und intuitive Ansatz des Prozessmanagements (social PZM) hat mich voll überzeugt. So kann man ein Unternehmen an das Prozessmanagement heranführen und PZM einführen. Mit den integrierten APPS lassen sich interne überschaubare Prozesse rasch und ohne Softwarekenntnisse automatisieren. Für ein stark wachsendes KMU ein guter Einstieg ins Thema. Review Source JH Jana H. Mitarbeiter Digitales Marketing Computer Software Used the software for: 1-2 years ### "Q.wiki erleichtert den Arbeitsalltag aller" July 20, 2022 5.0 Pros \- intuitive Bedienoberfläche, die schnelles Einarbeiten ermöglicht und die Hürde nimmt, selbst damit zu arbeiten und seine Erfahrungen einzubringen - gerade als neue Mitarbeiterin war Q.wiki unglaublich wertvoll - ich habe auf (fast) all meine Fragen eine Antwort gefunden. Es ist wirklich wie ein digitales Lexikon - Suchbegriff eingeben und Lösung für das Problem finden - durch die Archivierung kann man alte Stände immer nachschauen - der Freigabeworkflow ist super und schafft ein 4-6-Augen-Prinzip, sodass man sicher sein kann, dass die Angaben im Wiki auch stimmen - es gibt viele Vorlagen und mit dem Workflow Generator kann man auch seine ganz eigenen Apps bauen - das ist ein riesen Vorteil - die Prozesse entsprechen der Realität und damit sind wir für Audits immer bestens vorbereitet - Support ist immer gut erreichbar und hilft schnell - Einführung mit dem Team lief sehr gut Cons \- an manche Dinge muss man sich anfangs etwas gewöhnen, aber wo ist das nicht so? - die Einführung hat doch etwas länger gedauert - lag aber einfach daran, dass wir uns erst einmal selbst (um)strukturieren mussten, um Q.wiki optimal zu nutzen Review Source Similar Products Featured ## Related categories [Knowledge Management](https://www.capterra.com/knowledge-management-software/)[Quality Management](https://www.capterra.com/quality-management-software/)[Audit](https://www.capterra.com/audit-software/) ## Send me user reviews about this product ### Fill out the form and we'll send a list of the top-rated software based on real user reviews directly to your inbox.