# roXtra Documents Reviews 2026. Verified Reviews, Pros & Cons | Capterra > Is roXtra Documents the right Document Management solution for you? Explore 9 verified user reviews from people in industries like yours to make a confident choice. Source: https://www.capterra.com/p/206899/roXtra-Document-Workflow/reviews --- roXtra Documents 4.4 (9) [View alternatives](https://www.capterra.com/p/206899/roXtra-Document-Workflow/alternatives/) Provider data verified by our Software Research team, and reviews moderated by our Reviews Verification team. [Learn more](https://www.capterra.com/our-story/) * * * Last updated March 13th, 2026 # Reviews of roXtra Documents Ease of use 4.1 Customer Service 4.7 ## Showing most helpful reviews Showing 1-9 of 9 Reviews Sort by: Most Helpful Rating Company Size Reviewer's Role Length of Use Frequency of Use MH Marion H. Leitung QM Pharmaceuticals Used the software for: 2+ years ### "roXtra Documents bei TRIGA-S" August 26, 2024 4.0 von QM-Seite gut, Mitarbeiter sind nicht alle zufrieden Pros einfach übersichtliche Bedienung - auch neue Mitarbeiter finden sich schnell zurecht Cons das fälschlich eingestellte Schulungen nicht rückgängig gemacht werden können übersichtliche Darstellung, welche Schulungen welcher Mitarbeiter hat Alternatives considered [Q.wiki](https://www.capterra.com/p/198622/Q-wiki/) Reason for choosing roXtra Documents Q-Wiki: Schlechter Service schon bei der Beratung / Vorstellung des Systems Review Source HB Heike B. Qualitäts- und Risikomanagerin Health, Wellness and Fitness Used the software for: 2+ years ### "15 Jahre roXtra und immer noch zufrieden" July 8, 2024 4.0 Eigentlich sehr gute Erfahrungen. Alles in allem läuft es stabil und zuverlässig. Immer wieder mal hängt sich die LDAP-Anbindung auf ... dann muss der Identifier-Dienst am Server neu gestartet werden. Generell sitzen die Probleme bei der Dokumentenlenkung eher vor den PCs als in der Software. Bislang immer sehr schnelle Hilfe durch den roXtra-Support bei Problemen. Pros Die Möglichkeiten roXtra sehr stark Unternehmensspezifisch anpassen zu können und dass man in den bekannten Dateiformaten Word, PowerPoint etc. arbeiten kann. Cons Die derzeit noch etwas archaische Layout (das ändert sich aber wohl demnächst). Alternatives considered [Adobe XD](https://www.capterra.com/p/168423/Adobe-XD/) Reason for choosing roXtra Documents Preis-Leistungsverhältnis; Dokumentenbearbeitung in Standardsoftwareprogrammen möglich Review Source SP Stefan P. Leiter Organisationsentwicklung und QM Hospital & Health Care Used the software for: 1-2 years ### "Übersicht im Dokumentendschungel" July 10, 2024 4.0 Für Heavy-User ist das Programm schnell Alltag. Anwender, die seltener damit zu tun haben, sollten eine leicht erreichbare Ansprechperson haben. Pros Viele Arbeitsschritte sind intuitiv, wenn man das Grundkonzept verstanden hat. Die Prozesse sind übersichtlich Die Statistiken sind hilfreich Die Suchfunktion ist potent Der Support ist schnell und kompetent Die Einführungsbegleitung in der Pilotphase war sehr hilfreich Cons Das Benutzerhandbuch ist manchmal etwas sperrig Sich in das Rechtesystem einzudenken, braucht schon Hirnschmalz Die Nutzung von Kopf- und Fußzeilen in Excel ist zu kompliziert Alternatives considered [BITqms](https://www.capterra.com/p/206618/BITqms/) Reason for choosing roXtra Documents Moderneres Design, schlüssiges Gesamtpaket, letztlich knappe Entscheidung, in einem Fall war die Preisdifferenz entscheidend Review Source SW Stephan W. Qualitätsmanager Health, Wellness and Fitness Used the software for: 1-2 years ### "roXtra - rundum gelungen" August 22, 2024 4.0 zuerst von den vielen Möglichkeiten überrascht, nachdem Fokussierung auf wesentliche Arbeitsschritte erfolgt ist, konnte dann die Vielfalt erkundet werden und das System der Dokumentenlenkung in roXtra viel besser verstanden werden; Schulungen sind ebenso wichtig wie die regelmäßige Nutzung von roXtra und das Vorhandensein eines kompetenten Ansprechpartners Pros Vielfalt und intuitive Nutzung des Produktes Erfüllung sämtlicher Normvorgaben Dokumentenlenkung Möglichkeiten der individuellen Darstellung (Unternehmensbezug) Kommunikationsmöglichkeit innerhalb von roXtra mit Kolleginnen und Kollegen innerhalb des zu bearbeitenden Dokuments Nachvollziehbarkeit, wer was wann gemacht oder auch nicht gemacht hat (sehr hohe Transparenz) sehr guter Support, stets erreichbar und schnelle Rückmeldung Cons Vielfalt kann normale Anwender überfordern es muss immer Ansprechpartner vor Ort zur Unterstützung vorhanden sein einige Darstellung/Optionen können aktiviert werden, besitzen aber einen negativen Effekt auf den Bearbeitungsprozess (z.B. Word-Dokument wird in Statusleiste angezeigt). Review Source HB Hendrik B. Leiter QM - Druckereileitung Printing Used the software for: 2+ years ### "Roxtra- Dokumentenlenkung auf den Punkt" July 8, 2024 5.0 Leicht zu verstehendes, einfach zu bedienendes Dokumentenlenkungsprogramm. Hervorragender Support von der Roxtra. Ich arbeite sehr gerne damit. Pros 1\. Zentrales Medium um Dokumente, VAs, AAs und Prozessbeschreibungen, in der gültigen Version, den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. 2. Workflowmanagement mit Rollenverteilung (Bearbeiter/ Leser/ Prüfer/ Freigeber) 3. erstklassiger flowChart Designer 4. Benachrichtigung über E-Mail 5. Auffindbarkeit von Dokumenten über Volltextsuche. 6. Mandantenfähig 7. frei wählbare Wiedervorlage zur Kontrolle auf Gültigkeit 8. Ordnerstruktur und Zuordnung in den Ansichten frei wählbar. 9. Audit-Trail und Archiv vorhanden (Änderungen immer nachvollziehbar) 10. Bei Dokumentenprüfung werden Änderungen hervorgehoben und sind somit leichter zu erkennen Cons Hier fällt mir wirklich nur die Kompatibilität zu älteren Office-Dokumenten ein. Ist man auf dem neusten Stand mit seinen Office, gibt es keine Probleme. Reason for choosing roXtra Documents \-kompakt mit allen wichtigen Funktionen, -ISO konforme Bearbeitung, -tut was es soll für einen angemessenen Preis Review Source RK Roswitha K. Senior Expert QM Pharmaceuticals Used the software for: 2+ years ### "Dokumentendenlenkung" July 8, 2024 4.0 roXtra bietet viele Möglichkeiten der Bearbeitung und Lenkung von Dokumenten, deshalb sollte auch der Anwendungsrahmen eindeutig definiert werden. Die Anwendung des Dokumentenmoduls ist eine erhebliche Erleichterung im Alltag und erhöht erheblich die Sicherheit der korrekten Lenkung und Überprüfung von aktualisierten und neuen Dokumenten Pros gute Übersicht, Benachrichtigung für Aufgaben, Bearbeitung der Dokumente direkt in roXtra. Weitere Möglichkeiten der ergänzenden Konfiguration in der Software. Audittrails der Bearbeitung Cons Der Überblick über den Status ausgewählter Dokumente, der Historie (letztes Bearbeitungsdatum und Änderungsdatum letzter Beteiligte und der Version, es wäre gut wenn es auf einem Blick in roXtra zu sehen wäre ohne weitere Aktionen durchführen zu müssen) könnte noch etwas detaillierter sein. Beim Import von vorhandenen Dokumenten sollte ein die Metadatendatei eingehend von den Administration bearbeitet und geprüft werden. Es wäre von Vorteil wenn der Inhalt von Audit-Trails (Veränderungen) noch genauer beschrieben sein könnte. Reason for choosing roXtra Documents s. vorherige Antworten Review Source JT Jessica T. Qualitätsmanagementbeauftragte Civic & Social Organization Used the software for: 2+ years ### "Unternehmen über digitales QM besser verstehen und lenken" June 24, 2024 5.0 Nachdem das QMS nach einem konkreten Konzept neu aufgestellt wurde, ist die Akzeptanz des Programms deutlich gestiegen. Der Zugang zu Informationen ist sehr vereinfacht worden, konkret gelangen Mitarbeitende über wenige Klicks zu benötigte Dokumente. Mitarbeitende fühlen sich abgeholt und mitgenommen. Pros Über das Modul lässt sich das eigene QMS modern und anschaulich darstellen. Die Verknüpfungsmöglichkeiten zeigen transparent die Wechselwirkungen von Prozessen; gemeint sind die Zusammenhänge zwischen Prozessbeschreibungen und den mitgeltenden Dokumenten, wie auch die Abgrenzung zu Nachweisen. Dadurch erhält man eine ganzheitlichen Blick auf das eigene Unternehmen und seiner internen Abhängigkeiten und das Vorhalten einer Ablage im Netzwerkverzeichnis entfällt. Digitale Freigaben und Archivierungen von Revisionen, ermöglichen das papierlose Arbeiten. Zudem ist es gelungen, das nicht vorhandene - immer gewünschte - Intranet zu ersetzen und so, ein "digitales schwarzes Brett" einzubinden und ggf. hieraus direkt auf Dokumente zu verweisen / verknüpfen. Cons Es wäre schön, wenn man Workflows eigenständig einstellen könnte, um flexibler auf Dokumententypen einzelner Bereiche eingehen zu können. Gleiches gilt für die Mails, z.B. zu Lesebestätigungen. Zudem wäre eine zentrale Einstellung von Kopf-/Fußzeilen super. Positiv ist, dass der support offen für Anregungen und Wünsche ist und technische Lösungen prüft und nach Möglichkeit umsetzt. Review Source CE Cara E. Laborantin in der molekularen Diagnostik Hospital & Health Care Used the software for: 1-2 years ### "Bewertung für das roxtra Modul Documents" June 26, 2024 5.0 Wir sind vollends zufrieden mit dem Modul roxtra Documents. Alles was für ein funktionierendes QM-System benötigen, wird mit roxtra abgedeckt. Durch roxtra haben wir endlich Ordnung und geregelte Workflows, ohne dass diese kompliziert oder aufwändig sind. Generell ist roxtra sehr anwenderfreundlich und man findet sich schnell zurecht. Pros \- Dokumentenlenkung - Aufgabenmanagement und Erinnerung an Aufgaben - Zuweisung von Zuständigkeiten - Lesebestätigungen - Erteilen von Zugriffsrechten Cons An sich sehen wir keine Nachteile an roxtra Documents. Reason for choosing roXtra Documents \- gutes Preis-Leistungs-Verhältnis - guter Ruf von roxtra Review Source BLR Blanca Lorena R. Manayer Marketing and Advertising Used the software for: I used a free trial ### "Gestion de documentos" July 12, 2023 5.0 Obtengo la ventaja de poderlo visualizar en PDF directamente Pros Sus utilidades son múltiples y fácil de usar Cons Ninguna, todas se ajustan a mis necesidades Review Source Similar Products Featured ## Related categories [Document Management](https://www.capterra.com/document-management-software/)[Workflow Management](https://www.capterra.com/workflow-management-software/)[Document Control](https://www.capterra.com/document-control-software/) ## Send me user reviews about this product ### Fill out the form and we'll send a list of the top-rated software based on real user reviews directly to your inbox.