# CAYA Reviews 2026. Verified Reviews, Pros & Cons | Capterra > Is CAYA the right Document Management solution for you? Explore 24 verified user reviews from people in industries like yours to make a confident choice. Source: https://www.capterra.com/p/238544/Caya/reviews --- CAYA 4.6 (24) [View alternatives](https://www.capterra.com/p/238544/Caya/alternatives/) Provider data verified by our Software Research team, and reviews moderated by our Reviews Verification team. [Learn more](https://www.capterra.com/our-story/) * * * Last updated March 13th, 2026 # Reviews of CAYA Ease of use 4.7 Customer Service 4.8 ## Showing most helpful reviews Showing 1-24 of 24 Reviews Sort by: Most Helpful Rating Company Size Reviewer's Role Length of Use Frequency of Use Christian W. Owner Insurance Used the software for: Less than 6 months ### "Caya User Experience" February 27, 2023 4.0 Scan service for mail. Automated workflows for document processing via Zapier and Make Pros Scan service for physical Mail. You can access the scans worldwide Cons Not enough workflows, with workflows (and without it's a quite dumb service, so you really need them) rarter expensive Review Source Hans Henning G. CFP Financial Services Used the software for: 6-12 months ### "Beste Postapp ever!" January 20, 2023 5.0 Sehr angenehm und komfortable. Pros Einfach keine physische Adresse mehr zu haben, befreit ungemein. Sehr einfach zu bedienen! Cons Nichts. Ich bin 100% zufrieden! Keine Einschränkungen Reason for choosing CAYA nein Review Source SB Sascha B. Finanzmakler Insurance Used the software for: 2+ years ### "Beste Software nach meinen Tests" June 20, 2022 4.0 Da ich viel im Ausland unterwegs bin, ist für mich die elektronische Zustellung der Post unabdingbar. Mit CAYA kann ich sicherstellen, dass meine Dokumente OCR fähig revisionssicher abgelegt werden und ich selbst entscheiden kann, welche Dokumente ich postalisch benötige und welche nicht. Der Aufwand, die Dokumente, wie bisher, manuell zu scannen und zu verarbeiten ist somit gleich null. Pros Die Übersichtlichkeit und die Einfachheit der Bedienung. Die Dokumente sind gut aufbereitet und OCR fähig lesbar. Die Zustellung erfolgt (i.d.R.) relativ schnell und zuverlässig. Es ist auch möglich, mehrere Adressen gleichzeitig zu verarbeiten. Alles in allem sind wir sehr zufrieden mit dem System. Cons Die Geschwindigkeit der APP lässt manches mal zu Wünschen übrig. Die Automatische Erkennung des Absenders funktioniert nicht immer einwandfrei. Ärgerlich ist die umständliche Zustellung von Warensendungen, was jedoch mit CAYA nichts zu tun hat. Hier werden die Dokumente geöffnet und fotografiert. Im Business Paket sollte eine mehrfache statt nur monatliche Zustellung inklusive sein. Selten erfolgt eine Zustellung in einem größeren, zeitlichen Rahmen. Review Source SB Stefan B. Self-employed Real Estate Used the software for: 1-2 years ### "Great solution for managing your physical mail from anywhere on the world" November 27, 2022 5.0 Caya helps to manage my physical mail and I no longer miss payments, etc. It helps in sorting and categorising the mail and you can decide in advance which documents are really necessary in physical form. Pros All mail is digitized and made available to me as a document in my inbox. This allows me to sort and file my physical documents directly in an OCR-optimised way. Cons The request for physical documents sometimes takes a long time. Support is only by email, which makes it more difficult for quick solutions. Reason for choosing CAYA Together with my wife, we are digital nomads and travel a lot. Therefore, it was important for us to have a solution for a digital mailbox. Review Source MC Marie C. Geschäftsführerin Publishing Used the software for: 2+ years ### "Modernes Arbeiten leicht gemacht" June 2, 2022 5.0 Pros In einer Post-Corona-Arbeitswelt ist das Arbeiten von Zuhause für viele eine Selbstverständlichkeit geworden. Auch wir sind 2020 den Schritt gegangen und arbeiten nun "von überall". Aber was passiert mit der Post, die man immer noch bekommt? Dank CAYA ist das für uns kein Problem. Die Post ist direkt digital. Und verschlagwortet! Und wenn man doch mal etwas im Original braucht, lässt man es sich schicken! Toller Service! Cons Das einzige, was ich manchmal blöd finde ist, dass die Briefumschläge mit eingescannt werden. Macht die PDFs unnötig groß. Hat aber vielleicht rechtliche Gründe. Review Source JR Johanna R. Gesundheitsexperten Management Consulting Used the software for: 2+ years ### "Gute Software auf dem Weg zu einem digitalen Unternehmen" June 21, 2022 5.0 Der Gesamteindruck ist sehr gut. Die Post wird direkt ins E-Mail-Postfach gescannt. Dadurch wird ein essentieller Arbeitsschritt im Unternehmensalltag eingespart. Pros Die Einrichtung zu Beginn hat sehr gut geklappt. Das neue Feature der E-Mail-Weiterleitung unterstützt uns sehr bei der Bearbeitung der Post, da so der Schriftverkehr in ein Postfach geleitet wird. Cons Die Abos für die Nachsendeaufträge funktionieren nur für die Deutsche Post. Für andere Anbieter, wie beispielsweise die Citipost muss zusätzlich ein Nachsendeauftrag eingerichtet werden. Review Source MS Mike S. Founder and Manager Consumer Goods Used the software for: 6-12 months ### "Caya makes life easier" November 24, 2022 5.0 It is possible to work more stress-free, since the walk to the mailbox is eliminated. In addition, you have all the documents in one place. Pros We used Caya because we often work remotely. The service is decently priced and the data processing tools are just great. From direct marking and editing of the scanned PDFs to forwarding and good archiving as well as sending the originals, everything works flawlessly. We have often recommended CAYA to our acquaintances! Cons Unfortunately, the direct payment function for invoices does not work for us. The connection to the bank breaks. Review Source JS Jürgen S. Geschäftsführer Management Consulting Used the software for: 2+ years ### "CAYA im Tagesgeschäft" June 2, 2022 5.0 Das Programmsystem ist abgerundet, bietet alle notwendigen Funktionen, die wir benötigen und wir sind seit vielen Jahren sehr zufrieden - auch vom Preis-Leistungs-Verhältnis. Pros Das System ist einfach zu bedienen und kann auf dem Desktop und in der APP die anfallende Korrespondenz nachhaltig positiv unterstützen. Dadurch reduzieren sich die traditionellen Papierarbeiten drastisch und man ist örtlich flexibel immer informiert. Cons Bisher keine negativen Punkte festgestellt. Review Source MB Michael B. Vorstand Information Technology and Services Used the software for: 2+ years ### "Caya ist perfekt für Leute die viel unterwegs sind." June 20, 2022 4.0 GoBD Konforme Dokuemntenanlage, kein festes Büro. Pros Scan service fast perfekt, OCR, Tagging, Bezahlen von Rechnungen aus der App heraus, rechtskonforme Dokumentenablage. Cons Nur der Grundservice beinhaltet monatlichen Dokumenten Versand. Versand ein wenig teuer. Keine 2 Facto Autorisierung. Probleme mit lokalen Behörden und Banken mit dem Postnachsendeauftrag. Review Source RK Richard K. CEO Computer Software Used the software for: 6-12 months ### "I can easily organise my trip and have no loss in the correspondence" November 22, 2022 5.0 I can easy manage my travels Pros It is easy to handle and it is web-/appbased. So I can use it everywhere. Cons The delivery outside of Caya is problem for me. I don't know which letter returns and which is forwarded Review Source ML Michael L. Geschäftsführer Management Consulting Used the software for: 2+ years ### "Digitalisierung von Eingangspost" June 3, 2022 4.0 Gesamteindruck ist super. Die Software wird laufend weiterentwickelt, Support funktioniert und sie tun, was sie sollen. Passt. Pros Die Software tut was sie soll. Mit ihr schaffen wir es immer mehr unserer Eingangspost zu digitalisieren. Einzig GEZ und Behörden tun sich schwer auf so einen Scanservice umzuschalten. Cons Leider ist die Oberfläche noch nicht einheitlich und damit kontraintuitiv. Es wäre schön, wenn alle Funktionen sich entweder per Klick oder per Mouse-Over sich zeigen würden. Aktuell ist es vermischt. Reason for choosing CAYA Ich habe Caya gewählt aufgrund der positiven Erfahrungen eines befreundeten Unternehmens. Review Source JG Jan G. Heilpraktiker für Psychotherapie Health, Wellness and Fitness Used the software for: 1-2 years ### "Gute Unterstützung im täglichen Ablauf " June 1, 2022 5.0 Caya bietet eine gute Unterstützung im täglichen Arbeitsablauf. Da meine Praxis weitgehend papierlos organisiert ist, habe ich herkömmliche Post immer eingescannt. Das entfällt und ich kann von überall auf der Welt auf meine digitalisierte Post zugreifen, die ich schnell und einfach in meine Ordner sortieren und taggen kann. Perfekt. Pros \- Zugriff auf die Post von jedem Ort der Erde - Bedienung - Automatisches Taggen Cons Dazu kann ich nichts schreiben, weil es nichts gibt. Review Source AB Alexander B. Geschäftsführer Investment Management Used the software for: 2+ years ### "Sehr zufrieden " June 20, 2022 5.0 Pros Wir nutzen Caya seit mehr als drei Jahren und sind sehr zufrieden. Es ist erfreulich, wie viele Funktionen hinzu gekommen sind. Im gesamten Zeitraum gab es maximal zwei Mal ein Problem. Cons Nichts, wir sind vollkommen zufrieden mit Caya. Review Source CM Christian M. Interim Managern Professional Training & Coaching Used the software for: 2+ years ### "Unabhängigkeit " July 15, 2022 4.0 Pros Ortsunabhängigkeit Schneller Dokumentenzugriff Cons Unterschiedliche Postanbieter, die nicht alle den Nachsendeservice nutzen Weitergeleitete Briefe (als Inhalt in Umschlag) werden ungeöffnet eingescannt Review Source AW Andreas W. ITK Consultant Telecommunications Used the software for: 2+ years ### "VEREINFACHT das Postthema enorm" June 7, 2022 5.0 Wer viel unterwegs ist, hat seine Post zeitnah und digital immer dabei. Kein Scanjob und Ablage mehr zuhause. Kurz um, eine absolute Entlastung und Zeit für Wesentliches Pros Mein Briefkasten ist IMMER leer :-) Und ich bekomme die gesamte Post zentral und bereits digitalisiert an EINER Stelle. MEGA!!! Cons Ab un dzu schlampert die Deutsche Post und es rutscht ein Brief durch..., der dann nicht an das Scanzentrum geht. Nach einer Reklamation über CAYA rennt das dann wieder. Bei alternativen Postdienstleistern muss man leider selbst den Nachsendeantrag stellen. Review Source NN Nora N. Head of People Logistics and Supply Chain Used the software for: 2+ years ### "Super Erleichterung in meinem Alltag" June 20, 2022 5.0 Pros \- Benutzerfreundlichkeit - Einfachheit in der Anwendung - Service Cons \- man sieht leider nicht, wann man eine Sendung mit einem anderen User geteilt hat - Zeitverzögerung Review Source GD Georgios D. GEschäftsführer Telecommunications Used the software for: 6-12 months ### "Super Software" June 3, 2022 4.0 Mit Caya bekommst du maximale Unterstützung bei der Eingangspost. Mit eigenen digitalen Ablagesystem kannst du alles sortieren und mit der Suchfunktion immer Griffsbereit. Einfach nur zu Empfehlen!!!! Pros Entlastung bei der Bearbeitung und Digitalisierung der Post. Leichtes Suchen nach Stichworten, Rechnungsnummern usw. Zeitesparnis Cons Ich kann keine größere Menge der Digitalen Briefe als Sendung zu mir senden. Ich muss jeweils Sendungspakete erstellen die relativ teuer sind zum Verhältnis zum monatlichen Grundpreis. Review Source TG Thorsten G. Hoteldirektor Leisure, Travel & Tourism Used the software for: 6-12 months ### "Tolles Produkt um Zeit zu spahren " June 20, 2022 4.0 Sehr gut, eine durchdachte Software die im Jahr 2022 die Arbeit massiv erleichtert und die Papierberge (zumindest vor Ort) reduziert, zudem allen Datenschutz anforderungen gerecht wird. Pros Das Büro einen weiteren Schritt papierlos und remote zu machen. Post überall auf der Welt empfangen, nichts mehr verpassen! Briefe endlich an einer Stelle zu archivieren. Cons Die relativen hohen Kosten wenn man sich ein Original nachsenden lassen muss. Reason for choosing CAYA Die modernste und zeitgemäßeste Oberfläche / Software Review Source VR Verified Reviewer CEO Information Technology and Services Used the software for: 1-2 years ### "Ideal für digitale Nomaden" June 20, 2022 4.0 Als digitaler Nomade mit einer GmbH in Deutschland die Ideale Lösung für die Post. Pros Dass ich keine Rechnungen mehr scannen muss und mein Dokumentenarchiv vollständig digitalisieren konnte. Cons Es gibt leider keine kostenfreie Möglichkeit, die Post direkt als E-mail zu empfangen. Review Source GH Grit H. Personalerin Education Management Used the software for: 1-2 years ### "Herzensdank. Du hast unser Leben einfacher gemacht" June 20, 2022 5.0 Freiheit und Unabhängigkeit, da meine Post zu mir gelangt. Pros die Einfachheit der Anwendung und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Überall habe ich meine Post dabei. Cons Die Umstellung bei der Post dauerte ein wenig und lernt leider immer noch. Review Source AL Alexander L. Geschäftsführer Architecture & Planning Used the software for: Less than 6 months ### "Sehr gute Unterstützung auf dem Weg zum papierlosen Büro" June 1, 2022 5.0 Pros Es war ein super einfacher und gut betreuter Einrichtungsprozess. Das Team hat uns auch bei komplizierten Themen, wie der Einbindung von Datev gut unterstützt. Caya hilft uns nun, unsere Post schneller und besser an der richtigen Stelle abzuarbeiten und zu archivieren. Cons Manchmal dauert es etwas, bis Briefe bei Caya ankommen. Dies konnten wir aber auf den Nachsendeauftrag der Post oder die Übergabe von Citipost an Deutsche Post zurückführen. Also kein Fehler bei Caya. ;-) Review Source CM Calin M. Geschäftsführer Facilities Services Used the software for: 1-2 years ### "Sehr gute platform / leistung / preis" June 1, 2022 5.0 Preis / leistung ist sehr gut. Ich habe benutz Caya leistung lange zeit un ist sehr gut, ich mehr zeit mit Caya. Pros Es ist sehr nützlich, geht inclusiv von Email behalten. Cons Bis jetzt ich habe nicht gefunden so was. Alle ist perfekt. Review Source OP Oliver P. Kriminalist / Profiler / Coach Research Used the software for: Less than 6 months ### "Nützliche business Software" June 29, 2022 4.0 CAYA ist alles in allem eine solides und kundenorientiertes Anwendungsprogramm Pros Es ist eine übersichtlich eingerichtete und schnell zu verstehende Navigation möglich Cons Die Bedienbarkeit auf dem Mobiltelefon ist etwas schwierig Review Source CS Christoph S. Makler Insurance Used the software for: Less than 6 months ### "sehr zufrieden" August 2, 2022 5.0 durch die Digitalisierung habe ich noch mehr Freiheit bekommen Pros ich nutze die Software nun seit über einem Jahr und bin sehr zufrieden... Cons ich erkenne keine wirklichen Nachteile... 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